Mẫu Quy chế nội bộ về quản trị công ty song ngữ Việt Trung

Mô tả

Tóm tắt mẫu quy chế nội bộ về quản trị công ty song ngữ Việt Trung

Mẫu Quy chế nội bộ về quản trị công ty (公司治理内部规程 – Internal Corporate Governance Regulation) song ngữ Việt – Trung, dành cho công ty cổ phần, quy định các nguyên tắc và trình tự quản trị nội bộ theo Luật Doanh nghiệp và Luật Chứng khoán. Đây là bản rất dài, chi tiết gồm 4 chương và 15 điều, bao trùm: cổ đông và Đại hội đồng cổ đông (triệu tập, biên bản, nghị quyết, lấy ý kiến bằng văn bản), Hội đồng quản trị – Ban kiểm soát – Tổng giám đốc (đề cử, bầu, miễn nhiệm, họp, các tiểu ban, phối hợp hoạt động, thù lao – khen thưởng – kỷ luật, người phụ trách quản trị công ty) và điều khoản áp dụng. Phù hợp cho công ty cổ phần Việt Nam có cổ đông, nhà đầu tư hoặc đối tác nói tiếng Trung. Đây là bản dài, chi tiết gồm 15 điều khoản:

1. Chương 1 – Quy định chung: ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh của Quy chế; giải thích thuật ngữ.
2. Điều 1 – Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh: mục đích, đối tượng và phạm vi áp dụng của Quy chế quản trị nội bộ.
3. Điều 2 – Giải thích thuật ngữ: định nghĩa các thuật ngữ quản trị (cổ đông, ĐHĐCĐ, HĐQT, BKS, người có liên quan…).
4. Chương 2 – Cổ đông và Đại hội đồng cổ đông: trình tự tổ chức và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
5. Điều 3 – Đại hội cổ đông thường niên, bất thường: thẩm quyền, điều kiện, trình tự triệu tập và tổ chức họp ĐHĐCĐ.
6. Điều 4 – Lập biên bản Đại hội cổ đông: nội dung, hình thức và lưu trữ biên bản họp ĐHĐCĐ.
7. Điều 5 – Công bố Nghị quyết Đại hội cổ đông: thời hạn và cách thức công bố nghị quyết ĐHĐCĐ.
8. Điều 6 – Thông qua Nghị quyết bằng lấy ý kiến bằng văn bản: trình tự lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết.
9. Chương 3 – HĐQT, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc: tổ chức, hoạt động và phối hợp của các cơ quan quản trị – điều hành – kiểm soát.
10. Điều 7 – Đề cử, bầu, miễn nhiệm thành viên HĐQT: quy trình đề cử, ứng cử, bầu (dồn phiếu), miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên HĐQT.
11. Điều 8 – Trình tự, thủ tục họp HĐQT: triệu tập, điều kiện tiến hành, biểu quyết và biên bản họp Hội đồng quản trị.
12. Điều 9 – Đề cử, bầu, miễn nhiệm Kiểm soát viên: quy trình liên quan đến Ban kiểm soát và Kiểm soát viên.
13. Điều 10 – Các tiểu ban thuộc HĐQT: thành lập và hoạt động của các tiểu ban giúp việc cho HĐQT.
14. Điều 11 – Lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổng giám đốc: thẩm quyền và trình tự đối với Tổng giám đốc / Giám đốc.
15. Điều 12 – Phối hợp hoạt động HĐQT – BKS – TGĐ: cơ chế phối hợp giữa các cơ quan quản trị, kiểm soát và điều hành.
16. Điều 13 – Thù lao, khen thưởng và kỷ luật: chế độ thù lao, khen thưởng và kỷ luật đối với thành viên HĐQT, BKS, TGĐ.
17. Điều 14 – Người phụ trách quản trị công ty: vai trò, tiêu chuẩn và nhiệm vụ của Người phụ trách quản trị công ty.
18. Chương 4 – Điều khoản áp dụng (Điều 15): hiệu lực, sửa đổi – bổ sung và tổ chức thực hiện Quy chế; điều khoản ngôn ngữ (ưu tiên tiếng Việt).

Vì sao nên chọn mẫu Quy chế nội bộ về quản trị công ty này

Bản mẫu đầy đủ, bài bản, soạn theo khung pháp lý quản trị công ty cổ phần hiện hành:

• Cấu trúc chuẩn theo Luật Doanh nghiệp và Luật Chứng khoán: 4 chương, 15 điều, bao trùm toàn bộ bộ máy quản trị công ty cổ phần.
• Quy định chi tiết về cổ đông và Đại hội đồng cổ đông: họp thường niên – bất thường, lập biên bản, công bố nghị quyết, thông qua nghị quyết bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.
• Quy định đầy đủ về Hội đồng quản trị: đề cử – ứng cử – bầu (bầu dồn phiếu) – miễn nhiệm – bãi nhiệm thành viên, trình tự – thủ tục họp, thành lập và hoạt động của các tiểu ban.
• Quy định về Ban kiểm soát và Kiểm soát viên (đề cử, bầu, miễn nhiệm) và Tổng giám đốc (lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm).
• Cơ chế phối hợp hoạt động giữa Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Tổng giám đốc; thù lao, khen thưởng và kỷ luật.
• Có điều khoản về Người phụ trách quản trị công ty và công bố thông tin — yêu cầu bắt buộc với công ty đại chúng.
• Đã bổ sung điều khoản ngôn ngữ: bản tiếng Việt – tiếng Trung có giá trị như nhau, ưu tiên tiếng Việt khi có khác biệt.
• Trình bày song ngữ Việt – Trung, phần tiếng Trung tô màu xanh để dễ đối chiếu; giao 3 file Word: bản tiếng Việt, bản tiếng Trung và bản song ngữ.
• Thuật ngữ quản trị – pháp lý tiếng Trung chuẩn xác (公司治理, 股东大会, 董事会, 监事会, 总经理, 累积投票制, 信息披露), dễ chỉnh sửa cho từng công ty.
• Bản dài ~8.300 từ, dùng ngay làm quy chế nội bộ cho công ty cổ phần hoặc làm khung để điều chỉnh cho từng doanh nghiệp — tiết kiệm rất nhiều thời gian soạn thảo pháp chế.

Quy chế nội bộ về quản trị công ty (公司治理内部规程) song ngữ Việt Trung (bản xem trước)

Bố cục: tiếng Việt trước – tiếng Trung sau.

CÔNG TY CP ABC

ABC股份公司

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

越南社会主义共和国

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

独立 – 自由 – 幸福

—–o0o—–

—–o0o—–

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 10/4/20XX

胡志明市，20XX年4月10日

QUY CHẾ NỘI BỘ VỀ QUẢN TRỊ CÔNG TY

公司治理内部规程

CHƯƠNG 1: QUY ĐỊNH CHUNG

第一章 总则

Điều 1: Ý nghĩa và phạm vi điều chỉnh

第一条 意义与调整范围

1. Quy chế này được xây dựng theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán, các văn bản dưới Luật liên quan và vận dụng những thông lệ quốc tế tốt nhất về quản trị công ty phù hợp với điều kiện của Việt Nam.

1. 本规程依据《企业法》《证券法》及相关法律以下位阶文件的规定制定，并结合越南实际情况运用公司治理方面最佳的国际惯例。

2. Quy chế này quy định những nguyên tắc cơ bản về quản trị công ty để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông, thiết lập những chuẩn mực về hành vi, đạo đức nghề nghiệp của các Thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc.

2. 本规程规定公司治理的基本原则，以保护股东的合法权益，确立董事会成员、监事会成员及总经理的行为与职业道德准则。

3. Đối tượng áp dụng:

3. 适用对象：

a. Thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc và tổ chức, cá nhân là người có liên quan;

a. 董事会成员、监事会成员、总经理以及作为关联人的组织和个人；

b. Tổ chức và cá nhân có quyền lợi liên quan đến Công ty.

b. 与公司有利害关系的组织和个人。

4. Quy chế nội bộ về quản trị Công ty gồm các nội dung chủ yếu sau:

4. 公司治理内部规程包含以下主要内容：

a. Trình tự, thủ tục về triệu tập và biểu quyết tại Đại hội cổ đông;

a. 股东大会的召集与表决的顺序、程序；

b. Đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị;

b. 董事的提名、参选、选举、免职与解职；

c. Trình tự, thủ tục tổ chức họp Hội đồng Quản trị;

c. 董事会会议的召开顺序、程序；

d. Đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm Kiểm soát viên;

d. 监事的提名、参选、选举、免职与解职；

e. Thành lập và hoạt động của các Tiểu ban thuộc Hội đồng Quản trị;

e. 董事会下设专门委员会的设立与运作；

f. Lựa chọn, bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổng Giám đốc;

f. 总经理的选任、任命与免职；

g. Phối hợp hoạt động giữa Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát và Tổng Giám đốc;

g. 董事会、监事会与总经理之间的协调运作；

h. Quy định về đánh giá hàng năm đối với hoạt động khen thưởng và kỷ luật đối với thành viên Hội đồng Quản trị, Kiểm soát viên, Tổng Giám đốc và người điều hành doanh nghiệp khác;

h. 对董事、监事、总经理及其他企业经营管理人员的年度评价、奖励与纪律处分活动的规定；

i. Lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm Người phụ trách quản trị Công ty.

i. 公司治理负责人的选任、任命与免职。

Điều 2: Giải thích thuật ngữ

第二条 术语解释

Các thuật ngữ sử dụng trong Quy chế này có cùng nghĩa như được quy định tại Điều 1 Điều lệ Công ty. Trong trường hợp có sự khác nhau về nghĩa của các thuật ngữ trong Quy chế này và Điều lệ Công ty thì nghĩa của thuật ngữ được quy định tại Điều lệ sẽ được áp dụng.

本规程所使用的术语，其含义与公司章程第一条的规定相同。本规程与公司章程中术语的含义存在差异时，以公司章程规定的术语含义为准。

CHƯƠNG 2: CỔ ĐÔNG VÀ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

第二章 股东与股东大会

Điều 3: Đại hội cổ đông thường niên, bất thường

第三条 年度股东大会与临时股东大会

1. Thông báo về việc chốt danh sách cổ đông có quyền tham dự Đại hội cổ đông:

1. 关于确定有权出席股东大会的股东名单的通知：

a. Công ty sẽ công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự Đại hội cổ đông tối thiểu hai mươi (20) ngày trước ngày đăng ký cuối cùng dự kiến;

a. 公司应在预定的最后登记日之前至少二十（20）日，就编制有权出席股东大会的股东名单事宜披露信息；

b. Công ty sẽ gửi hồ sơ thông báo về việc chốt danh sách cổ đông có quyền tham dự Đại hội cổ đông đến Trung tâm lưu ký chứng khoán (VSD) chậm nhất bảy (07) ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng.

b. 公司应在最后登记日之前至迟七（07）个工作日，向证券存管中心（VSD）报送关于确定有权出席股东大会的股东名单的通知材料。

2. Thông báo Đại hội cổ đông:

2. 股东大会通知：

Thông báo Đại hội cổ đông được gửi cho tất cả các cổ đông bằng phương thức bảo đảm, đồng thời công bố trên trang thông tin điện tử của Công ty và Ủy ban chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch chứng khoán. Thông báo Đại hội cổ đông phải được gửi trước ít nhất mười (10) ngày trước ngày khai mạc Đại hội cổ đông (tính từ ngày mà thông báo được gửi hoặc chuyển đi một cách hợp lệ). Chương trình Đại hội cổ đông, các tài liệu liên quan đến các vấn đề sẽ được biểu quyết tại Đại hội được gửi cho các cổ đông hoặc/và đăng trên trang thông tin điện tử của Công ty. Trong trường hợp tài liệu không được gửi kèm thông báo Đại hội cổ đông, thông báo mời họp phải nêu rõ đường dẫn đến toàn bộ tài liệu họp để các cổ đông có thể tiếp cận, bao gồm:

股东大会通知应以有保障的方式发送给全体股东，同时在公司网站以及国家证券委员会、证券交易所的网站上公布。股东大会通知须在股东大会开幕日之前至少十（10）日发出（自通知被合法发送或转交之日起算）。股东大会的议程、与将在大会上表决事项相关的资料应发送给各股东和／或登载于公司网站。资料未随股东大会通知一并发送的，会议邀请通知须载明可供股东查阅全部会议资料的链接，包括：

a. Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp;

a. 会议议程及会议使用的资料；

b. Danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng Quản trị, Kiểm soát viên;

b. 选举董事、监事时，候选人的名单及详细信息；

c. Giấy xác nhận/ủy quyền tham dự Đại hội;

c. 出席大会的确认书／授权书；

d. Tờ trình các vấn đề cần biểu quyết trong chương trình Đại hội.

d. 大会议程中需表决事项的呈报书。

3. Cách thức đăng ký tham dự Đại hội:

3. 出席大会的登记方式：

a. Trước khi khai mạc Đại hội, Công ty phải thực hiện thủ tục đăng ký cổ đông và phải thực hiện việc đăng ký cho đến khi các cổ đông có quyền dự họp có mặt đăng ký hết;

a. 在大会开幕前，公司须办理股东登记手续，并须持续办理登记直至到场的有权与会股东全部登记完毕；

b. Khi tiến hành đăng ký cổ đông, Công ty cấp cho từng cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền có quyền biểu quyết một phiếu biểu quyết, trên đó có ghi thông tin của cổ đông và tổng số quyền biểu quyết của cổ đông đó;

b. 办理股东登记时，公司向每一有表决权的股东或其授权代表发放一张表决票，其上载明该股东的信息及其表决权总数；

c. Cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền đến dự Đại hội muộn có quyền đăng ký ngay và sau đó có quyền tham gia và biểu quyết tại Đại hội. Chủ tọa không có trách nhiệm dừng Đại hội để cho cổ đông đến muộn đăng ký và hiệu lực của các đợt biểu quyết đã tiến hành trước khi cổ đông đến muộn tham dự không bị ảnh hưởng.

c. 迟到出席大会的股东或授权代表有权立即登记，其后有权参加大会并进行表决。会议主席无义务为迟到股东登记而中止大会，且在迟到股东出席之前已进行的各轮表决的效力不受影响。

4. Cách thức bỏ phiếu, cách thức kiểm phiếu và thông báo kết quả kiểm phiếu:

4. 投票方式、计票方式及计票结果的通报：

Khi tiến hành biểu quyết tại Đại hội sẽ đếm tổng số phiếu tán thành hay không tán thành để quyết định. Tổng số phiếu tán thành, không tán thành hoặc không có ý kiến hoặc không hợp lệ của từng vấn đề được Chủ tọa thông báo ngay sau khi tiến hành biểu quyết vấn đề đó. Đại hội bầu những người chịu trách nhiệm kiểm phiếu hoặc giám sát việc kiểm phiếu theo đề nghị của Chủ tọa.

在大会进行表决时，以清点赞成或不赞成的票数总和作出决定。每一事项的赞成、不赞成、无意见或无效票的总数，由会议主席在就该事项表决完毕后立即通报。大会根据会议主席的提议选出负责计票或监督计票的人员。

5. Cách thức phản đối quyết định của Đại hội đồng cổ đông:

5. 对股东大会决定提出异议的方式：

Trong thời hạn chín mươi (90) ngày, kể từ ngày Biên bản Đại hội hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản được công bố, cổ đông, thành viên Hội đồng Quản trị, Kiểm soát viên, Tổng Giám đốc, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục từ sáu (06) tháng trở lên có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét, hủy bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:

自大会会议记录或书面征求股东意见的计票结果记录公布之日起九十（90）日内，股东、董事、监事、总经理，以及连续持有普通股总数5%以上达六（06）个月以上的股东或股东团体，有权在下列情形下请求法院或仲裁审查、撤销股东大会的决定：

a. Trình tự và thủ tục triệu tập họp hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông không thực hiện đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 21 Điều lệ Công ty;

a. 股东大会召集会议或书面征求股东意见以及作出决定的顺序和程序未按照《企业法》和公司章程的规定执行，但公司章程第21条第4款规定的情形除外；

b. Nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ Công ty.

b. 决议内容违反法律或公司章程。

Trường hợp quyết định của Đại hội đồng cổ đông bị hủy bỏ theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài, người triệu tập Đại hội cổ đông bị hủy bỏ có thể xem xét tổ chức lại Đại hội cổ đông trong vòng sáu mươi (60) ngày theo trình tự, thủ tục quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.

股东大会的决定依法院或仲裁的决定被撤销的，被撤销大会的召集人可考虑在六十（60）日内按照《企业法》和公司章程规定的顺序、程序重新召开股东大会。

Điều 4: Lập biên bản Đại hội cổ đông.

第四条 股东大会会议记录的制作

1. Đại hội cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng Anh và có các nội dung chủ yếu sau đây:

1. 股东大会须制作会议记录，并可录音或以其他电子形式记录和保存。会议记录须以越南文制作，可另以英文制作，并载有以下主要内容：

a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

a. 名称、总部地址、企业代码；

b. Thời gian và địa điểm tổ chức Đại hội cổ đông;

b. 股东大会召开的时间和地点；

c. Chương trình và nội dung Đại hội;

c. 大会的议程和内容；

d. Họ, tên chủ tọa và thư ký;

d. 会议主席和记录员的姓名；

e. Tóm tắt diễn biến Đại hội cổ đông và các ý kiến phát biểu tại Đại hội về từng vấn đề trong nội dung chương trình Đại hội;

e. 股东大会经过的摘要，以及大会上就议程内容中各事项的发言意见；

f. Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông tham dự, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông tham dự với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

f. 出席股东的人数及其表决票总数，以及载明相应股份数和票数的出席股东、股东代表登记名单附录；

g. Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự;

g. 每一表决事项的表决票总数，其中载明表决方式、有效票、无效票、赞成票、不赞成票及无意见票的总数；以及占出席股东表决票总数的相应比例；

h. Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

h. 已通过的事项及相应的通过表决票比例；

i. Chữ ký của chủ tọa và thư ký.

i. 会议主席和记录员的签名。

2. Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng Anh thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

2. 以越南文和英文制作的会议记录具有同等法律效力。越南文与英文会议记录内容存在差异时，以越南文会议记录的内容为准。

3. Biên bản Đại hội cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

3. 股东大会会议记录须在会议结束前完成并通过。会议主席和记录员须对会议记录内容的真实性、准确性承担连带责任。

4. Biên bản Đại hội cổ đông phải được công bố thông tin bất thường theo quy định và đăng tải lên trang thông tin điện tử của Công ty trong vòng hai mươi bốn (24) giờ sau khi kết thúc Đại hội.

4. 股东大会会议记录须在大会结束后二十四（24）小时内按规定进行临时信息披露，并登载于公司网站。

5. Biên bản Đại hội cổ đông được coi là bằng chứng xác thực về những công việc đã được tiến hành tại Đại hội cổ đông trừ khi có ý kiến phản đối về nội dung biên bản được đưa ra theo đúng thủ tục quy định trong vòng mười (10) ngày kể từ khi gửi biên bản.

5. 除在会议记录送达之日起十（10）日内依规定程序提出对会议记录内容的异议外，股东大会会议记录视为大会所进行事项的确凿证据。

6. Biên bản Đại hội cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký tham dự kèm chữ ký của cổ đông, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của Công ty.

6. 股东大会会议记录、附有股东签名的出席登记股东名单附录、已通过的决议以及随会议邀请通知一并发送的相关资料，须保存于公司总部。

Điều 5: Công bố Nghị quyết Đại hội cổ đông.

第五条 股东大会决议的公布

Sau khi kết thúc Đại hội và được thông qua, Nghị quyết Đại hội phải được công bố thông tin bất thường theo quy định và đăng tải lên trang thông tin điện tử của Công ty trong vòng hai mươi bốn (24) giờ.

大会结束并通过后，大会决议须在二十四（24）小时内按规定进行临时信息披露，并登载于公司网站。

Điều 6: Việc Đại hội đồng cổ đông thông qua Nghị quyết bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

第六条 股东大会以书面征求意见形式通过决议

1. Hội đồng Quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của Công ty.

1. 董事会认为为公司利益有必要时，有权以书面形式征求股东意见，以通过股东大会的决议。

2. Hội đồng Quản trị phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết theo địa chỉ đăng ký của từng cổ đông. Hội đồng Quản trị phải đảm bảo gửi, công bố tài liệu cho các cổ đông trong một thời gian hợp lý để xem xét biểu quyết và phải gửi chậm nhất mười (10) ngày trước ngày hết hạn nhận phiếu lấy ý kiến. Yêu cầu và cách thức gửi phiếu lấy ý kiến và tài liệu kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 2 điều 3 của Quy chế này.

2. 董事会须准备征求意见票、股东大会决议草案、决议草案的说明材料，并按各股东的登记地址发送给全体有表决权的股东。董事会须确保在合理的时间内向股东发送、公布资料以供审议表决，并须在征求意见票接收截止日之前至迟十（10）日发出。征求意见票及随附资料的发送要求和方式按本规程第三条第2款的规定执行。

3. Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

3. 征求意见票须载有以下主要内容：

a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp của Công ty;

a. 公司的名称、总部地址、企业代码；

b. Mục đích lấy ý kiến;

b. 征求意见的目的；

c. Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, giấy chứng thực nhân thân của cổ đông là cá nhân tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức hoặc họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, giấy chứng thực nhân thân của đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức, số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông;

c. 个人股东的姓名、常住地址、国籍、身份证明文件；组织股东的名称、企业代码或设立决定书编号、总部地址；或组织股东授权代表的姓名、常住地址、国籍、身份证明文件；以及股东各类别的股份数量和表决票数；

d. Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua;

d. 需征求意见以通过的事项；

e. Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề lấy ý kiến;

e. 对每一征求意见事项的表决方案，包括赞成、不赞成和无意见；

f. Thời hạn phải gửi về Công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời;

f. 须将已作答的征求意见票送回公司的期限；

g. Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Người đại diện theo pháp luật của Công ty.

g. 董事会主席及公司法定代表人的姓名、签名。

4. Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức hoặc cá nhân, người đại diện theo pháp luật của tổ chức được ủy quyền và đóng dấu của tổ chức.

4. 已作答的征求意见票须有个人股东的签名，或组织股东的法定代表人的签名，或受授权的个人、组织法定代表人的签名并加盖组织印章。

5. Cổ đông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến Công ty theo một trong các hình thức sau đây:

5. 股东可以下列方式之一将已作答的征求意见票送回公司：

a. Gửi thư: Phiếu lấy ý kiến gửi về Công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu;

a. 邮寄：送回公司的征求意见票须装入密封信封，任何人不得在计票前拆开；

b. Gửi fax hoặc thư điện tử. Phiếu lấy ý kiến gửi về Công ty qua fax hoặc thư điện tử phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu.

b. 传真或电子邮件。通过传真或电子邮件送回公司的征求意见票须保密至计票之时。

Các phiếu lấy ý kiến gửi về Công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết.

在征求意见票内容所定期限之后送回公司的、邮寄情形下已被拆开的、以及传真或电子邮件情形下已被泄露的征求意见票，均为无效。未送回的征求意见票视为未参加表决的票。

6. Hội đồng Quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban Kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ điều hành Công ty. Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

6. 董事会在监事会或不担任公司经营职务的股东见证下组织计票并制作计票记录。计票记录须载有以下主要内容：

a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

a. 名称、总部地址、企业代码；

b. Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết;

b. 征求意见以通过决议的目的和事项；

… (Bản đầy đủ gồm trọn vẹn 15 điều khoản có trong file tải về.)

Bạn nhận được gì khi mua mẫu hợp đồng này

Trọn bộ 3 file Word (.docx), tải về ngay sau khi thanh toán:

• Bản tiếng Việt — khoảng 8.320 từ.
• Bản tiếng Trung — khoảng 7.700 chữ Hán.
• Bản song ngữ Việt – Trung — đối chiếu câu-đối-câu (tiếng Việt trước, tiếng Trung sau), tiện rà soát và đàm phán.

Tất cả đều ở định dạng Word, dễ dàng chỉnh sửa theo nhu cầu thực tế của bạn.

Cần soạn quy chế nội bộ về quản trị công ty hoặc hợp đồng khác theo yêu cầu?

Ngoài mẫu có sẵn, Dịch Thuật SMS nhận soạn thảo và dịch hợp đồng song ngữ theo yêu cầu riêng của bạn:

➤ Dịch vụ soạn hợp đồng song ngữ Trung – Việt theo yêu cầu

➤ Bảng giá soạn hợp đồng song ngữ theo yêu cầu

Liên hệ để được tư vấn và báo giá:

☎ 0934 436 040 (Zalo/WhatsApp) | ✉ baogia@dichthuatsms.com | 🌐 www.dichthuatsms.com

Kho bản dịch mẫu tiếng Trung