Các loại hợp đồng song ngữ doanh nghiệp thường cần soạn gồm hợp đồng mua bán và xuất nhập khẩu, hợp đồng phân phối và đại lý, hợp đồng thuê nhà xưởng hoặc văn phòng, hợp đồng thi công, hợp đồng lao động, dịch vụ và thỏa thuận bảo mật. Mỗi loại có những điều khoản cần đặc biệt chính xác ở cả hai ngôn ngữ.
Tổng quan các loại hợp đồng song ngữ
Bảng dưới đây tóm tắt những hợp đồng song ngữ mà doanh nghiệp Việt Nam thường gặp khi làm việc với đối tác nước ngoài, cùng với điểm cần chú ý của từng loại.
| Loại hợp đồng | Khi nào cần | Điều khoản cần chính xác ở cả hai bản |
|---|---|---|
| Mua bán hàng hóa, xuất nhập khẩu | Bán hàng cho người mua nước ngoài hoặc nhập nguyên liệu, máy móc | Quy cách, Incoterms, thanh toán, kiểm định, trọng tài |
| Nguyên tắc, phân phối, đại lý | Làm nhà phân phối cho thương hiệu nước ngoài hoặc ngược lại | Lãnh thổ, doanh số, tiền đặt cọc, chấm dứt |
| Thuê nhà xưởng, văn phòng, đất khu công nghiệp | Cho doanh nghiệp FDI thuê hoặc thuê từ chủ đầu tư nước ngoài | Diện tích, giá thuê, điều chỉnh giá, đặt cọc, bàn giao |
| Thi công, nội thất, xây dựng | Làm nhà thầu hoặc thầu phụ cho chủ đầu tư nước ngoài | Phụ lục khối lượng, lịch thanh toán, nghiệm thu, bảo hành |
| Lao động, dịch vụ, tư vấn | Tuyển chuyên gia nước ngoài, thuê đơn vị tư vấn, outsourcing | Phạm vi công việc, thù lao, bảo mật, sở hữu kết quả |
| Bảo mật thông tin (NDA), hợp tác | Trước khi trao đổi thông tin để đàm phán dự án | Định nghĩa thông tin mật, thời hạn, ngoại lệ |
| Phụ lục hợp đồng | Gia hạn, thay đổi giá, bổ sung hạng mục | Tham chiếu đúng hợp đồng gốc, hiệu lực, số liệu mới |
Hợp đồng mua bán hàng hóa và xuất nhập khẩu song ngữ
Đây là loại hợp đồng song ngữ phổ biến với doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Bản tiếng Anh thường là bản đối tác nước ngoài dùng để làm thủ tục ngân hàng và hải quan, còn bản tiếng Việt phục vụ kế toán, thuế và nội bộ.
- Hàng hóa: tên, mã HS nếu cần, quy cách, chỉ tiêu chất lượng, dung sai số lượng.
- Điều kiện giao hàng: dẫn chiếu đúng phiên bản Incoterms (ví dụ Incoterms 2020) và địa điểm cụ thể.
- Thanh toán: chuyển khoản (T/T) theo đợt hoặc tín dụng chứng từ (L/C), bộ chứng từ cần xuất trình.
- Kiểm định và khiếu nại: đơn vị giám định, thời hạn khiếu nại về chất lượng và số lượng.
- Giải quyết tranh chấp: nhiều hợp đồng xuất khẩu chọn trọng tài thương mại. Trong một hợp đồng xuất khẩu than sinh học do chúng tôi soạn song ngữ, điều khoản trọng tài được dẫn chiếu đến Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) với ngôn ngữ trọng tài, địa điểm và luật áp dụng ghi rõ.
Hợp đồng nguyên tắc, phân phối và đại lý
Hợp đồng nguyên tắc đặt khung cho nhiều đơn hàng sau đó; hợp đồng phân phối quy định quan hệ lâu dài giữa thương hiệu và nhà phân phối. Những điểm hay gây tranh chấp:
- Phân phối độc quyền hay không độc quyền, phạm vi lãnh thổ.
- Chỉ tiêu doanh số và hậu quả khi không đạt.
- Tiền đặt cọc hoặc ký quỹ: số tiền, điều kiện hoàn trả, trường hợp bị khấu trừ. Khi soạn một thỏa thuận đặt cọc nhà phân phối song ngữ Việt – Trung cho ngành pin, chúng tôi chú ý dùng đúng thuật ngữ 保证金 và ghi số tiền bằng chữ theo kiểu chữ số tài chính 大写 trong bản tiếng Trung.
- Quyền sử dụng nhãn hiệu, tài liệu marketing.
- Chấm dứt hợp đồng và xử lý hàng tồn kho.
Hợp đồng thuê nhà xưởng, văn phòng và đất khu công nghiệp
Doanh nghiệp FDI thuê nhà xưởng hoặc đất trong khu công nghiệp gần như luôn cần hợp đồng song ngữ. Các điều khoản cần kiểm tra kỹ:
- Diện tích đất, diện tích nhà xưởng, sơ đồ vị trí kèm theo.
- Giá thuê, đơn vị tiền tệ, đã hay chưa gồm VAT, phí quản lý và tiện ích.
- Thời hạn thuê, quyền gia hạn, cơ chế điều chỉnh giá theo năm.
- Tiền đặt cọc, thời điểm hoàn trả, khấu trừ khi hư hỏng.
- Bàn giao, sửa chữa cải tạo, hoàn trả mặt bằng khi hết hạn.
Thực tế từ một hợp đồng thuê nhà xưởng song ngữ Việt – Trung chúng tôi rà soát: thời hạn thuê ghi “01 năm” ở bản tiếng Việt nhưng “ba năm” ở bản tiếng Trung, tiền thuê và điều khoản tăng giá cũng không khớp. Những chênh lệch như vậy là lý do mọi hợp đồng thuê dài hạn nên được đối chiếu từng dòng giữa hai bản.
Với hợp đồng cho cá nhân người nước ngoài thuê nhà ở, bạn có thể đọc thêm bài các lưu ý pháp lý khi ký hợp đồng cho thuê nhà song ngữ với người nước ngoài.
Hợp đồng thi công, nội thất và xây dựng song ngữ
Hợp đồng thi công văn phòng, nhà xưởng cho chủ đầu tư nước ngoài thường đi kèm phụ lục khối lượng và báo giá rất dài. Điểm mấu chốt là phụ lục, giá trị hợp đồng và lịch thanh toán phải khớp tuyệt đối.
- Phụ lục khối lượng: mỗi hạng mục có tên, đơn vị, khối lượng, đơn giá, thành tiền ở cả hai ngôn ngữ. Trong một hợp đồng thi công nội thất song ngữ Việt – Anh, chúng tôi dựng lại phụ lục hơn 70 dòng từ file Excel, giữ đúng màu phân nhóm và định dạng song ngữ của bản gốc.
- Lịch thanh toán: tỷ lệ từng đợt, điều kiện thanh toán, hồ sơ đi kèm.
- Nghiệm thu và bảo hành: phân biệt nghĩa vụ bảo hành với khoản tiền giữ lại bảo hành.
- Phạt chậm tiến độ: cách tính, mức trần theo quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm ký.
Với dự án dùng mẫu hợp đồng quốc tế, xem thêm dịch vụ dịch hợp đồng FIDIC song ngữ.
Hợp đồng lao động, dịch vụ và tư vấn
- Hợp đồng lao động với chuyên gia nước ngoài: chức danh, thời giờ làm việc, lương và phúc lợi, điều khoản bảo mật, không cạnh tranh.
- Hợp đồng dịch vụ, tư vấn: phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, tiêu chí nghiệm thu, thù lao theo mốc.
- Hợp đồng phát triển phần mềm, outsourcing: phân biệt hợp đồng giao kết quả với hợp đồng cung cấp nhân lực, quyền sở hữu mã nguồn. Loại này rất phổ biến với đối tác Nhật Bản, xem thêm soạn hợp đồng song ngữ Nhật Việt.
Thỏa thuận bảo mật (NDA), hợp tác và phụ lục hợp đồng
Thỏa thuận bảo mật thường là văn bản song ngữ đầu tiên hai bên ký với nhau, trước khi đàm phán chi tiết. Cần định nghĩa rõ thông tin mật, các trường hợp ngoại lệ, thời hạn bảo mật sau khi chấm dứt.
Phụ lục hợp đồng, như phụ lục gia hạn, phụ lục điều chỉnh giá, tưởng đơn giản nhưng hay sai ở chỗ tham chiếu hợp đồng gốc. Khi soạn một phụ lục gia hạn hợp đồng thuê song ngữ Việt – Trung, chúng tôi chỉnh lại cách dịch “gia hạn” từ 续签 (ký lại) thành 延期 (kéo dài thời hạn) và thống nhất chức danh người ký với hợp đồng chính.
Ngôn ngữ thường gặp theo từng loại đối tác
- Đối tác dùng tiếng Anh (Singapore, Mỹ, châu Âu, Úc và nhiều tập đoàn đa quốc gia): xem soạn hợp đồng song ngữ Anh Việt.
- Đối tác Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông: xem soạn hợp đồng song ngữ Trung Việt.
- Đối tác Hàn Quốc: xem soạn hợp đồng song ngữ Hàn Việt.
- Đối tác Nhật Bản: xem soạn hợp đồng song ngữ Nhật Việt.
Nên soạn mới, dịch hay dùng mẫu?
Nếu bạn đã có hợp đồng tiếng Việt hoàn chỉnh, dịch hợp đồng là đủ. Nếu loại hợp đồng phổ biến và nhu cầu đơn giản, bạn có thể tham khảo các mẫu trong Kho bản dịch mẫu. Khi giao dịch có điều khoản riêng, dịch vụ soạn hợp đồng song ngữ theo yêu cầu giúp bạn có bản hoàn chỉnh cả hai ngôn ngữ. Trước khi ký, đừng quên đọc bài lỗi thường gặp trong hợp đồng song ngữ và cách rà soát trước khi ký.
Cách làm việc từ khi nhận thông tin đến khi bàn giao được mô tả trong bài quy trình soạn hợp đồng song ngữ. Gói dịch vụ xem tại bảng giá soạn hợp đồng song ngữ; cần gấp có dịch vụ lấy gấp trong ngày.
Câu hỏi thường gặp về các loại hợp đồng song ngữ
Hợp đồng nào bắt buộc phải có bản tiếng Việt?
Khi hợp đồng dùng cho thủ tục với cơ quan nhà nước Việt Nam (thuế, hải quan, ngân hàng, đăng ký đầu tư) hoặc khi tranh chấp đưa ra Tòa án Việt Nam, bản tiếng Việt hoặc bản dịch tiếng Việt thường là cần thiết. Vì vậy, soạn song ngữ ngay từ đầu tiết kiệm hơn dịch lại về sau.
Một hợp đồng có thể có ba ngôn ngữ không?
Có. Hợp đồng tam ngữ, ví dụ Việt – Anh – Trung hoặc Việt – Anh – Nhật, phù hợp khi công ty mẹ ở nước thứ ba duyệt hợp đồng. Khi đó điều khoản ngôn ngữ ưu tiên càng cần rõ ràng.
Tôi chưa biết nên dùng loại hợp đồng nào?
Bạn chỉ cần mô tả giao dịch, chúng tôi đề xuất loại hợp đồng và cấu trúc điều khoản phù hợp. Với giao dịch phức tạp về pháp lý, bạn nên nhờ thêm luật sư tư vấn.
Liên hệ báo giá soạn hợp đồng song ngữ cho doanh nghiệp
- ☎ Hotline/Zalo/WhatsApp: 0934 436 040
- ✉ Email báo giá: baogia@dichthuatsms.com
- 🌐 Hoặc BẤM VÀO ĐÂY để gửi yêu cầu báo giá
