Quy trình soạn hợp đồng song ngữ tại Dịch Thuật SMS gồm bốn bước: bạn cung cấp thông tin qua bảng câu hỏi, chúng tôi soạn bản thảo song ngữ, bạn duyệt và yêu cầu chỉnh sửa, cuối cùng hợp đồng được rà soát độc lập rồi bàn giao dưới dạng file Word sẵn sàng in ký. Chuẩn bị đủ thông tin ngay từ bước đầu là cách nhanh để có hợp đồng đúng ngay lần đầu.
Tổng quan bốn bước soạn hợp đồng song ngữ
Với dịch vụ soạn hợp đồng song ngữ theo yêu cầu, bạn không cần tự viết bản tiếng Việt rồi đi tìm người dịch. Chúng tôi nhận thông tin thỏa thuận giữa các bên và trả về một bản hợp đồng hoàn chỉnh ở cả hai ngôn ngữ. Toàn bộ việc trao đổi diễn ra online qua Zalo hoặc email, bạn không phải đến văn phòng.
| Bước | Bạn làm gì | Chúng tôi làm gì | Kết quả |
|---|---|---|---|
| 1. Cung cấp thông tin | Điền bảng câu hỏi, gửi giấy tờ và tài liệu liên quan | Kiểm tra độ đầy đủ, hỏi lại những điểm còn thiếu hoặc mâu thuẫn | Bộ thông tin đủ để soạn |
| 2. Soạn bản thảo | Chờ bản thảo, trả lời câu hỏi phát sinh (nếu có) | Soạn đồng thời hai ngôn ngữ, đánh dấu các điểm cần bạn quyết định | Bản thảo song ngữ lần 1 |
| 3. Duyệt và chỉnh sửa | Đọc, ghi chú yêu cầu sửa, gửi cho đối tác xem nếu cần | Cập nhật thay đổi ở cả hai ngôn ngữ và mọi điều khoản liên quan | Bản thảo đã thống nhất |
| 4. Rà soát và bàn giao | Nhận file, in ký | Người rà soát độc lập đối chiếu từng con số, tên riêng, thời hạn rồi hoàn thiện định dạng | File Word hợp đồng song ngữ hoàn chỉnh |
Phần tiếp theo đi vào chi tiết từng bước, kèm những tình huống thực tế mà đội ngũ của chúng tôi đã gặp khi soạn và rà soát hợp đồng song ngữ cho doanh nghiệp (thông tin khách hàng đã được ẩn danh).
Bước 1 – Cung cấp thông tin soạn hợp đồng
Khi nhận yêu cầu, chúng tôi gửi bạn một bảng câu hỏi theo đúng loại hợp đồng: mua bán, thuê nhà xưởng, thi công, phân phối, lao động, bảo mật thông tin (NDA)… Bảng câu hỏi giúp bạn không bỏ sót những nội dung mà hai bên thường chỉ thỏa thuận miệng hoặc qua email, nhưng bắt buộc phải có trong hợp đồng.
Bảng câu hỏi gồm những nhóm thông tin nào?
| Nhóm thông tin | Nội dung cụ thể | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Các bên | Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở theo đăng ký kinh doanh mới nhất, người đại diện, chức danh, giấy ủy quyền (nếu có) | Sai một chữ trong tên hoặc địa chỉ có thể khiến hợp đồng bị yêu cầu ký lại |
| Đối tượng hợp đồng | Hàng hóa, dịch vụ, tài sản thuê, hạng mục thi công; quy cách, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng | Là phần dễ tranh chấp nhất nếu mô tả chung chung |
| Giá trị và thanh toán | Tổng giá trị, đã hay chưa gồm VAT, đồng tiền thanh toán, số đợt, tỷ lệ từng đợt, điều kiện thanh toán, tài khoản ngân hàng | Các con số phải khớp nhau giữa điều khoản, phụ lục và bản ngôn ngữ thứ hai |
| Tiến độ và giao nhận | Thời hạn, địa điểm giao hàng hoặc bàn giao, nghiệm thu, hồ sơ đi kèm | Làm căn cứ tính phạt chậm tiến độ |
| Bảo đảm thực hiện | Đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh, khoản giữ lại bảo hành | Mỗi hình thức có thuật ngữ riêng ở từng ngôn ngữ, không được dùng lẫn |
| Vi phạm và chấm dứt | Mức phạt, bồi thường, các trường hợp đơn phương chấm dứt, thời hạn báo trước | Bảo vệ quyền lợi khi đối tác không thực hiện đúng cam kết |
| Ngôn ngữ, luật áp dụng, tranh chấp | Bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có khác biệt, luật áp dụng, Tòa án hay trọng tài | Quyết định cách xử lý khi hai bản có cách hiểu khác nhau |
| Hình thức | Cặp ngôn ngữ, cách trình bày, số bản ký, phụ lục kèm theo | Giúp bản bàn giao dùng được ngay, không phải chỉnh lại |
Tài liệu nên gửi kèm
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của các bên, hộ chiếu nếu một bên là cá nhân người nước ngoài.
- Hợp đồng cũ hoặc mẫu bạn muốn tham khảo, kể cả khi đó là mẫu của đối tác bằng tiếng nước ngoài.
- Báo giá, bảng khối lượng (thường là file Excel) nếu hợp đồng có phụ lục giá.
- Email hoặc tin nhắn chốt thỏa thuận giữa hai bên, để chúng tôi đối chiếu những điều đã thống nhất.
Một lưu ý thực tế: sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, nhiều doanh nghiệp vẫn dùng địa chỉ cũ trong hợp đồng mới. Chúng tôi từng rà soát một hợp đồng thuê nhà xưởng song ngữ Việt – Trung, trong đó bản tiếng Việt đã ghi tên tỉnh mới nhưng bản tiếng Trung vẫn giữ tên tỉnh cũ. Vì vậy, chúng tôi luôn đề nghị bạn gửi đăng ký kinh doanh mới nhất và đối chiếu địa chỉ ở cả hai ngôn ngữ.
Nếu hai bên chưa thỏa thuận chi tiết một số điều khoản, bạn không cần trì hoãn. Chúng tôi soạn theo thông lệ phổ biến cho loại hợp đồng đó và đánh dấu rõ những chỗ cần bạn quyết định. Nếu bạn chỉ cần một bản tham khảo nhanh, có thể xem trước các mẫu trong Kho bản dịch mẫu để hình dung cấu trúc.
Bước 2 – Soạn bản thảo hợp đồng song ngữ
Ở bước này, chuyên viên của chúng tôi soạn đồng thời hai ngôn ngữ, không soạn tiếng Việt rồi đưa qua công cụ dịch máy. Mỗi điều khoản được viết theo văn phong pháp lý của từng ngôn ngữ, để người đọc ở mỗi bên đều hiểu đúng và hiểu giống nhau.
Chọn cách trình bày phù hợp
Hai cách trình bày được dùng nhiều trong thực tế:
- Chia hai cột: tiếng Việt bên trái, ngôn ngữ còn lại bên phải, mỗi điều khoản nằm trên cùng một hàng. Dễ đối chiếu, phù hợp với hợp đồng có điều khoản dài.
- Xen dòng: mỗi câu hoặc đoạn tiếng Việt được theo sau bởi bản dịch in nghiêng ở đoạn riêng bên dưới. Cách này tránh hiện tượng chữ bị giãn khi căn đều hai bên, phù hợp với hợp đồng ngắn hoặc phụ lục.
Những thông tin vốn đã là ngoại ngữ hoặc chỉ là con số, như tên công ty nước ngoài, số tài khoản, mã số thuế, chỉ xuất hiện một lần để văn bản gọn hơn.
Thuật ngữ, con số và ngày tháng
- Thuật ngữ pháp lý đúng nghĩa: ví dụ “nợ đến hạn” trong tiếng Anh là matured debt, không phải “due debt” theo nghĩa thông thường; “tiền đặt cọc thuê” trong tiếng Trung nên dùng 保证金 thay vì 押金 khi hợp đồng giữa doanh nghiệp.
- Số tiền bằng số và bằng chữ ở cả hai ngôn ngữ: với tiếng Trung, số tiền bằng chữ được viết theo kiểu chữ số tài chính (大写) như người Trung Quốc và Đài Loan vẫn dùng trong hợp đồng.
- Định dạng theo từng ngôn ngữ: dấu phân cách hàng nghìn, cách viết ngày tháng được điều chỉnh trên dòng ngoại ngữ, còn dòng tiếng Việt giữ cách viết của Việt Nam.
- Chức danh nhất quán: “Giám đốc” phải được dịch giống nhau trong hợp đồng chính và các phụ lục, tránh chỗ thì “General Director”, chỗ thì “Director”.
Những điểm cần bạn quyết định, như một mức phạt chưa rõ hay một điều kiện thanh toán còn bỏ ngỏ, được tô màu hoặc ghi chú ngay trong file. Chúng tôi không tự ý quyết định thay bạn những nội dung thương mại.
Bước 3 – Duyệt bản thảo và yêu cầu chỉnh sửa
Bạn nhận bản thảo lần 1, đọc và gửi lại yêu cầu chỉnh sửa. Bạn có thể ghi chú trực tiếp trong file Word, gửi danh sách các điểm cần sửa, hoặc chuyển tiếp ý kiến của đối tác. Số lần chỉnh sửa tùy theo gói dịch vụ bạn chọn, xem chi tiết tại bảng giá soạn hợp đồng song ngữ theo yêu cầu.
Một thay đổi nhỏ có thể kéo theo nhiều chỗ sửa
Điều quan trọng ở bước này là mỗi thay đổi phải được cập nhật ở mọi nơi liên quan, trong cả hai ngôn ngữ. Ví dụ thực tế từ một hợp đồng thi công nội thất song ngữ Việt – Anh mà chúng tôi chỉnh sửa theo yêu cầu khách hàng:
- Khách thay báo giá mới, nên phụ lục khối lượng hơn 70 dòng được dựng lại toàn bộ từ file Excel, giữ nguyên định dạng song ngữ và màu phân nhóm của bản gốc.
- Khách bỏ khoản giữ lại 5% bảo hành, nên lịch thanh toán chuyển từ 4 đợt thành 3 đợt và tỷ lệ đợt cuối thay đổi theo.
- Giá trị hợp đồng, số tiền từng đợt, số tiền bằng chữ được tính lại và cập nhật ở cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh, sao cho tổng các đợt khớp chính xác đến từng đồng với giá trị hợp đồng.
- Điều khoản về nghĩa vụ bảo hành vẫn được giữ nguyên, vì khách chỉ bỏ khoản giữ tiền chứ không bỏ nghĩa vụ bảo hành.
Khi chỉnh sửa trên một bản hợp đồng đã có, chúng tôi có thể dùng chế độ theo dõi thay đổi (tracked changes) của Word, để bạn và đối tác thấy rõ từng chỗ đã sửa trước khi chấp nhận.
Bước 4 – Rà soát độc lập và bàn giao file
Trước khi bàn giao, hợp đồng được một người rà soát không tham gia soạn thảo đọc lại từ đầu đến cuối. Người rà soát đối chiếu từng dòng giữa hai ngôn ngữ và với thông tin bạn đã cung cấp.
Danh sách kiểm tra trước khi bàn giao
- Tên các bên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện khớp với giấy tờ.
- Mọi con số khớp giữa hai ngôn ngữ: giá trị hợp đồng, tỷ lệ và số tiền từng đợt, diện tích, số lượng, số tài khoản.
- Số tiền bằng chữ đọc đúng với số tiền bằng số.
- Thời hạn và mốc thời gian thống nhất: số ngày, số tháng, số năm, ngày hiệu lực.
- Đánh số điều khoản liên tục, các tham chiếu chéo (“theo Điều 5”) trỏ đúng điều.
- Thuật ngữ và chức danh nhất quán trong toàn bộ hợp đồng và phụ lục.
- Không còn ghi chú nội bộ hay đánh dấu chưa xử lý.
Vì sao cần rà soát độc lập? Trong một hợp đồng thuê nhà xưởng song ngữ Việt – Trung mà khách nhờ chúng tôi kiểm tra, người rà soát đã tìm ra chín điểm lệch giữa hai bản, trong đó có thời hạn thuê “01 năm” ở bản tiếng Việt nhưng bản tiếng Trung lại ghi ba năm, số tiền thuê không khớp, và chữ 厂房 (nhà xưởng) bị gõ nhầm thành 产房 (phòng sinh). Những lỗi như vậy rất khó tự phát hiện khi người soạn đọc lại chính văn bản của mình.
Nếu phát hiện lỗi chính tả hoặc điểm chưa rõ trong tài liệu gốc bạn gửi, chúng tôi báo lại để bạn quyết định, không tự ý sửa nội dung thỏa thuận.
Bạn nhận được gì khi bàn giao?
- File Word (.docx) hoàn chỉnh, định dạng sẵn để in và ký, bạn vẫn chỉnh sửa được khi cần.
- Bản PDF để gửi đối tác xem trước (theo yêu cầu).
- Bản có theo dõi thay đổi nếu đây là lần chỉnh sửa một hợp đồng có sẵn.
Nếu hợp đồng cần nộp cho cơ quan nhà nước hoặc dùng ở nước ngoài, bạn có thể dùng thêm dịch vụ dịch công chứng của chúng tôi cho các giấy tờ đi kèm.
Thời gian soạn hợp đồng song ngữ phụ thuộc vào gì?
| Yếu tố | Ảnh hưởng đến thời gian |
|---|---|
| Độ dài và độ phức tạp | Hợp đồng vài trang với điều khoản thông dụng xong nhanh hơn nhiều so với hợp đồng có phụ lục kỹ thuật, bảng khối lượng dài |
| Mức độ đầy đủ của thông tin | Thông tin đủ ngay từ đầu giúp tránh phải hỏi đi hỏi lại |
| Số vòng chỉnh sửa | Mỗi vòng góp ý từ bạn hoặc đối tác cộng thêm thời gian cập nhật và rà soát lại |
| Cặp ngôn ngữ | Tiếng Anh, Hoa, Hàn, Nhật được xử lý thường xuyên; các ngôn ngữ ít phổ biến hơn cần sắp xếp chuyên viên phù hợp |
Với hợp đồng gấp, bạn có thể nhận bản hoàn chỉnh ngay trong ngày, xem thêm tại dịch vụ soạn thảo hợp đồng song ngữ lấy gấp trong ngày.
Câu hỏi thường gặp về quy trình soạn hợp đồng
Tôi đã có hợp đồng tiếng Việt, chỉ cần thêm bản ngoại ngữ thì sao?
Khi đó bạn cần dịch hợp đồng thay vì soạn mới. Bạn có thể xem các dịch vụ dịch hợp đồng tiếng Anh, dịch hợp đồng tiếng Hoa, dịch hợp đồng tiếng Hàn và dịch hợp đồng tiếng Nhật. Kết quả vẫn là một bản song ngữ, chỉ khác là nội dung tiếng Việt đã có sẵn.
Dịch Thuật SMS có tư vấn pháp lý không?
Chúng tôi soạn và chuẩn hóa ngôn ngữ hợp đồng dựa trên thỏa thuận của các bên, đề xuất điều khoản theo thông lệ và chỉ ra những chỗ còn thiếu hoặc mâu thuẫn. Nội dung thương mại do các bên quyết định. Với giao dịch có giá trị lớn hoặc nhiều rủi ro pháp lý, bạn nên nhờ thêm luật sư xem xét trước khi ký.
Thông tin hợp đồng của tôi có được bảo mật không?
Có. Hợp đồng chỉ được chia sẻ với chuyên viên trực tiếp soạn và người rà soát. Mọi ví dụ trong bài viết này đều đã được ẩn danh, không nêu tên khách hàng hay đối tác.
Tôi cần soạn hợp đồng song ngữ với ngôn ngữ nào?
Phổ biến là Việt – Anh, Việt – Trung, Việt – Hàn, Việt – Nhật, ngoài ra còn hơn 20 ngôn ngữ khác. Xem thêm soạn hợp đồng song ngữ Anh Việt và soạn hợp đồng song ngữ Trung Việt, soạn hợp đồng song ngữ Hàn Việt, soạn hợp đồng song ngữ Nhật Việt, hoặc trang tổng quan soạn hợp đồng song ngữ theo yêu cầu. Cách thanh toán và gửi nhận tài liệu được hướng dẫn tại trang cách thức giao dịch.
Đọc thêm: lỗi thường gặp trong hợp đồng song ngữ và cách rà soát trước khi ký và các loại hợp đồng song ngữ doanh nghiệp thường cần soạn.
Liên hệ tư vấn soạn hợp đồng song ngữ
- ☎ Hotline/Zalo/WhatsApp: 0934 436 040
- ✉ Email báo giá: baogia@dichthuatsms.com
- 🌐 Hoặc BẤM VÀO ĐÂY để gửi yêu cầu báo giá
