Quy trình công bố sản phẩm nhập khẩu gồm bảy bước: xác định thủ tục, chuẩn bị và nộp hồ sơ, kiểm tra nhà nước, gắn nhãn phụ, đổi bao bì (nếu có) và hậu kiểm. Bản dịch bao bì có mặt ở hầu hết các bước, từ bản song ngữ để duyệt đến bản công chứng nộp hồ sơ.
Toàn cảnh hành trình của một sản phẩm nhập khẩu
Cùng một bao bì gốc được dùng lại nhiều lần trên hành trình vào thị trường Việt Nam, mỗi lần với mục đích và hình thức khác nhau. Với hàng thực phẩm, theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP hiện đang áp dụng, hành trình đó có thể tóm tắt như sau:
Xác định thủ tục → Chuẩn bị hồ sơ và bản dịch → Đăng tải, nộp hồ sơ → Kiểm tra nhà nước, thông quan → Gắn nhãn phụ → Lưu thông → Đổi bao bì (nếu có) → Hậu kiểm
Bảng tổng quan dưới đây là hướng tham khảo; yêu cầu cụ thể tùy loại sản phẩm và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
| Bước | Việc cần làm | Bản dịch bao bì dùng ở đâu | Hình thức xác nhận gợi ý |
|---|---|---|---|
| 1. Xác định thủ tục | Tự công bố, đăng ký bản công bố hay miễn công bố | Bản song ngữ để đọc đúng thành phần, công dụng | Chưa cần, dùng nội bộ |
| 2. Chuẩn bị hồ sơ | Phiếu kiểm nghiệm, nhãn gốc, nhãn phụ dự kiến, giấy tờ nước ngoài | Bản dịch nhãn gốc và tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ | Công chứng tư pháp |
| 3. Đăng tải, nộp hồ sơ | Công khai Bản tự công bố hoặc nộp hồ sơ đăng ký | Đi kèm bộ hồ sơ ở bước 2 | Công chứng tư pháp |
| 4. Kiểm tra nhà nước, thông quan | Đăng ký kiểm tra, làm thủ tục hải quan | Đối chiếu nhãn hàng thực tế với hồ sơ khi được yêu cầu | Theo yêu cầu cơ quan kiểm tra |
| 5. Gắn nhãn phụ | Thiết kế, in, dán nhãn phụ tiếng Việt | Nguồn để viết nội dung bắt buộc | Thường không cần; đóng dấu công ty dịch thuật nếu nhà phân phối yêu cầu |
| 6. Đổi bao bì | Tự công bố lại hoặc thông báo thay đổi | Bản dịch bao bì mới nộp kèm | Công chứng tư pháp khi nộp cơ quan |
| 7. Hậu kiểm | Lưu và xuất trình hồ sơ | Bộ bản dịch đã nộp, file song ngữ | Giữ đúng bộ đã nộp |
Bước 1 – Xác định sản phẩm thuộc thủ tục nào
Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP hiện đang áp dụng, có ba con đường chính:
- Tự công bố: thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, dụng cụ chứa đựng và vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm. Phần lớn bánh kẹo, snack, ngũ cốc, đồ uống nhập khẩu thuộc nhóm này.
- Đăng ký bản công bố: thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ đến 36 tháng tuổi, phụ gia hỗn hợp có công dụng mới hoặc không thuộc danh mục được phép.
- Miễn công bố: một số trường hợp như nguyên liệu nhập khẩu chỉ để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu hoặc sản xuất nội bộ, không tiêu thụ trong nước. Nên xác nhận với cơ quan quản lý.
Ở bước này chưa cần bản dịch có xác nhận. Nhưng một dòng chữ nhỏ về vitamin bổ sung, công dụng hỗ trợ sức khỏe hay độ tuổi sử dụng có thể đẩy sản phẩm sang nhóm đăng ký bản công bố.
Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ và bản dịch
Với sản phẩm tự công bố, hồ sơ gồm Bản tự công bố theo Mẫu số 01 và phiếu kết quả kiểm nghiệm trong 12 tháng, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc đạt ISO 17025 cấp. Với hàng nhập khẩu, mẫu nhãn kèm theo thường là nhãn gốc và nội dung nhãn phụ tiếng Việt dự kiến. Với sản phẩm đăng ký bản công bố, hồ sơ nhập khẩu thường có thêm giấy tờ của nước xuất xứ như CFS, cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch.
Nghị định 15/2018/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ là văn bản tiếng Việt; tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và được công chứng. Vì vậy, bản dịch nộp cơ quan nhà nước nên chọn công chứng tư pháp.
Tài liệu cần dịch thường gồm nhãn gốc (đủ các mặt bao bì), phiếu kiểm nghiệm nước ngoài và CFS. Để bản dịch không phải làm lại, hãy chuẩn bị đầu vào theo checklist hồ sơ dịch bao bì nhập khẩu.
Bước 3 – Đăng tải và nộp hồ sơ
Với sản phẩm tự công bố, doanh nghiệp đăng tải Bản tự công bố trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của mình hoặc niêm yết tại trụ sở, đồng thời nộp một bản đến cơ quan có thẩm quyền do tỉnh chỉ định, rồi được kinh doanh ngay. Với sản phẩm đăng ký, doanh nghiệp nộp hồ sơ và chờ thẩm định. Lưu ý: tên tiếng Việt trong hồ sơ, trên bản dịch bao bì và trên nhãn phụ phải trùng khớp.
Bước 4 – Kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm và thông quan
Khi lô hàng về cảng, thực phẩm nhập khẩu thường phải qua kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm trước khi thông quan, trừ các trường hợp được miễn. Cơ quan kiểm tra đối chiếu hàng thực tế và nhãn với hồ sơ đã công bố. Bản dịch giữ nguyên bố cục giúp việc này nhanh: đặt hai trang cạnh nhau là dò được từng dòng. Có cần nộp kèm bản dịch và nộp dưới hình thức nào thì tùy loại sản phẩm và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Bước 5 – Gắn nhãn phụ tiếng Việt trước khi lưu thông
Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP), hàng nhập khẩu có nhãn gốc chưa đủ nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt phải có nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa ra lưu thông, đồng thời giữ nguyên nhãn gốc. Nhãn phụ chỉ chọn lọc phần bắt buộc, nhưng muốn chọn đúng thì phải có bản dịch đầy đủ. Xem cách dịch từng mục trong bài dịch nhãn phụ tiếng Việt cho hàng nhập khẩu.
Bước 6 – Khi đổi bao bì, tự công bố lại hay thông báo thay đổi?
Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP hiện đang áp dụng, thay đổi tên sản phẩm, xuất xứ hoặc thành phần cấu tạo thì phải tự công bố lại. Các thay đổi khác như thiết kế bao bì, khối lượng tịnh, cách trình bày nhãn được xử lý bằng văn bản thông báo gửi cơ quan có thẩm quyền, và doanh nghiệp được tiếp tục kinh doanh sau khi gửi. Cả hai trường hợp đều cần bản dịch bao bì mới; chi tiết có trong bài đổi bao bì sau tự công bố cần dịch và nộp gì.
Bước 7 – Hậu kiểm và lưu giữ hồ sơ
Tự công bố đi kèm hậu kiểm: sản phẩm đang lưu thông có thể được kiểm tra bất cứ lúc nào. Hãy lưu mỗi sản phẩm một thư mục, mỗi phiên bản bao bì một thư mục con, gồm ảnh bao bì, file song ngữ và bộ bản dịch đã xác nhận.
Quy định đang chuyển tiếp, nên kiểm tra trước khi nộp
Nghị định 46/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 26/01/2026 để thay thế Nghị định 15/2018/NĐ-CP, theo hướng bỏ tự công bố và chuyển một số nhóm sản phẩm sang đăng ký bản công bố hợp quy. Tuy nhiên, việc áp dụng đã được tạm dừng theo Nghị quyết 09/2026/NQ-CP, rồi gia hạn bởi Nghị quyết 15/2026/NQ-CP, cho đến khi Luật An toàn thực phẩm sửa đổi và nghị định hướng dẫn có hiệu lực. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định hiện hành trước khi nộp. Dù quy định thay đổi thế nào, chúng tôi giữ file song ngữ để điều chỉnh bản dịch hồ sơ linh hoạt.
Mỹ phẩm đi theo một lộ trình riêng
Mỹ phẩm nhập khẩu thường làm thủ tục phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm với cơ quan quản lý về dược, không theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Nhãn tiếng Việt hoặc nhãn phụ vẫn cần bản dịch bao bì gốc, tùy yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Xem bài dịch nhãn mỹ phẩm và thực phẩm chức năng nhập khẩu.
Dịch Thuật SMS đồng hành ở các bước như thế nào?
Với dịch vụ dịch và công chứng bao bì sản phẩm nhập khẩu, một bao bì được xử lý một lần nhưng phục vụ nhiều bước:
- Bản song ngữ hai cột để duyệt: nguyên bản và bản dịch theo từng mặt bao bì; dùng được ngay ở bước 1 và làm nguồn cho nhãn phụ ở bước 5.
- Rà soát độc lập bởi biên dịch viên thứ hai: số liệu, đơn vị (μg khác mg), tên sản phẩm, thuật ngữ thống nhất giữa các sản phẩm.
- Dàn bản dịch lên bao bì, giữ vị trí và tỷ lệ cỡ chữ; bảng dinh dưỡng vẽ lại rõ nét, chữ trong con dấu chứng nhận dịch tại chỗ.
- Công chứng tư pháp hoặc đóng dấu công ty dịch thuật theo mục đích từng bộ, bàn giao PDF từng sản phẩm.
- Báo cáo đối chiếu miễn phí với Bản tự công bố, giao riêng để bạn xử lý trước khi nộp.
Một dự án gần đây (đã ẩn danh): doanh nghiệp nhập khẩu sáu sản phẩm bánh kẹo, ngũ cốc Hàn Quốc làm thông báo sửa đổi, bổ sung sau tự công bố, tức đang ở bước 6. Tên tiếng Việt trên bản dịch khớp đúng công văn; số liệu viết kiểu Việt Nam (0,5 g; 2.000 kcal); khẩu hiệu tiếng Anh và ký hiệu tái chế được dịch; mã người vận hành in phun cạnh hạn sử dụng được phiên âm Latin.
Báo cáo đối chiếu phát hiện những điểm nếu để đến bước 4 hay bước 7 mới lộ ra sẽ khó xử lý hơn: khối lượng tịnh 310 g không nằm trong các mức đã công bố, hạn sử dụng trên bao bì dài hơn mức đã công bố, tỷ lệ thành phần lệch hồ sơ, hồ sơ cũ dịch nhầm “hỗn hợp nhân sâm” thay vì “hỗn hợp 3 loại ngũ cốc”, địa chỉ nhà máy khác địa chỉ trụ sở. Bản dịch vẫn bám đúng chữ in trên bao bì; quyết định điều chỉnh hồ sơ thuộc về doanh nghiệp.
Chọn hình thức xác nhận theo từng mục đích
- Công chứng tư pháp: cho bộ nộp cơ quan nhà nước trong hồ sơ công bố, đăng ký hoặc thông báo thay đổi. Chúng tôi lo trọn gói thủ tục. Xem thêm về dịch thuật công chứng.
- Đóng dấu công ty dịch thuật: nhanh hơn, cho kiểm tra nội bộ, gửi nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc nơi nhận chấp nhận hình thức này. Xem thêm về bản dịch có đóng dấu công ty dịch thuật.
Một bao bì có thể cần cả hai bộ. So sánh chi tiết có trong bài công chứng bản dịch bao bì hay đóng dấu công ty dịch.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt dịch bao bì ở bước nào?
Càng sớm càng tốt, lý tưởng là từ bước 1, để phân loại đúng và thống nhất tên tiếng Việt ngay từ đầu.
Bản dịch nộp hồ sơ công bố có dùng lại làm nhãn phụ được không?
Được. Nhãn phụ gọn hơn và có thêm thông tin nhà nhập khẩu, nhưng câu chữ về thành phần, bảo quản, cảnh báo nên giữ thống nhất với bản dịch đã nộp.
Chưa có Bản tự công bố thì có dịch bao bì được không?
Được. Bản dịch bao bì còn giúp bạn soạn Bản tự công bố đúng với hàng thực tế. Tìm hiểu thêm tại trang dịch bao bì, nhãn hàng nhập khẩu.
Liên hệ báo giá dịch hồ sơ công bố sản phẩm nhập khẩu
- ☎ Hotline/Zalo/WhatsApp: 0934 436 040
- ✉ Email báo giá: baogia@dichthuatsms.com
- 🌐 Hoặc BẤM VÀO ĐÂY để gửi yêu cầu báo giá
