Khi đổi bao bì sau tự công bố, nhà nhập khẩu thường cần dịch bao bì mới sang tiếng Việt, đối chiếu với Bản tự công bố, rồi nộp thông báo sửa đổi, bổ sung kèm bản dịch đã công chứng hoặc đóng dấu. Hồ sơ tùy loại sản phẩm và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Vì sao đổi bao bì lại kéo theo thủ tục?
Bản tự công bố mô tả một sản phẩm cụ thể: tên gọi, thành phần, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng, nơi sản xuất. Khi nhà sản xuất ở nước ngoài đổi bao bì, hàng thực tế và hồ sơ đã công bố có thể không còn khớp nhau.
Với hàng thực phẩm, Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định việc tự công bố sản phẩm. Theo cách áp dụng phổ biến, thay đổi về tên sản phẩm, xuất xứ hoặc thành phần thường dẫn đến việc phải tự công bố lại; các thay đổi khác thường được xử lý bằng văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung gửi cơ quan quản lý. Tuy nhiên, cách phân loại cụ thể có thể khác nhau tùy loại sản phẩm và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, nên doanh nghiệp nên hỏi trước nơi nộp hồ sơ.
Song song đó, Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP) yêu cầu hàng nhập khẩu có nhãn gốc chưa thể hiện đủ nội dung bắt buộc bằng tiếng Việt phải có nhãn phụ tiếng Việt, đồng thời giữ nguyên nhãn gốc. Bao bì đổi thì nhãn phụ thường cũng phải cập nhật theo.
Những thay đổi bao bì thường gặp và hướng xử lý
Bảng dưới đây tổng hợp các tình huống chúng tôi gặp khi làm hồ sơ cho nhà nhập khẩu. Đây là hướng tham khảo, không thay thế hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
| Thay đổi trên bao bì | Hướng xử lý thường gặp | Lưu ý khi dịch |
|---|---|---|
| Đổi thiết kế, màu sắc, hình ảnh, bố cục | Thông báo sửa đổi, bổ sung kèm mẫu nhãn mới | Dịch lại toàn bộ bao bì mới, kể cả khi chữ có vẻ giống bao bì cũ |
| Đổi khối lượng tịnh, thêm quy cách đóng gói | Thông báo sửa đổi, bổ sung; kiểm tra quy cách mới đã có trong hồ sơ chưa | Đối chiếu từng mức khối lượng với Bản tự công bố |
| Cập nhật thông tin dị ứng, cách dùng, bảo quản | Thông báo sửa đổi, bổ sung | Dịch sát câu chữ mới, không dùng lại câu cũ |
| Đổi thời hạn sử dụng | Tùy yêu cầu của cơ quan tiếp nhận; có thể cần tài liệu chứng minh | So hạn dùng in trên bao bì với mức đã công bố |
| Đổi tên sản phẩm, xuất xứ, thành phần | Thường phải tự công bố lại thay vì chỉ thông báo | Thống nhất tên tiếng Việt mới trước khi dàn trang |
Một bao bì mới thường thay đổi nhiều thứ cùng lúc, kể cả những điểm nhà sản xuất không thông báo rõ. Đừng chỉ dựa vào thư báo của nhà sản xuất.
Nhà nhập khẩu cần chuẩn bị và nộp những gì?
Thành phần hồ sơ cụ thể do cơ quan tiếp nhận quyết định. Trong các dự án chúng tôi đã tham gia, bộ hồ sơ thông báo sửa đổi, bổ sung thường xoay quanh các tài liệu sau:
- Văn bản (công văn) của doanh nghiệp nêu rõ sản phẩm nào, thay đổi gì, kèm tên tiếng Việt của từng sản phẩm.
- Bản tự công bố đã nộp và các thông báo sửa đổi trước đó (nếu có), để cơ quan tiếp nhận biết hồ sơ gốc.
- Mẫu nhãn, bao bì mới cùng bản dịch tiếng Việt đã công chứng tư pháp hoặc đóng dấu công ty dịch thuật, theo yêu cầu của nơi nhận.
- Mẫu nhãn phụ tiếng Việt cập nhật theo bao bì mới, nếu nơi nhận yêu cầu.
- Tài liệu chứng minh khi thay đổi liên quan đến chỉ tiêu chất lượng hoặc thời hạn sử dụng, tùy loại sản phẩm và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Trong số này, phần doanh nghiệp thường phải thuê ngoài là bản dịch bao bì, và cũng là phần dễ bị hỏi lại nếu làm vội.
Một ví dụ thực tế (thông tin đã ẩn danh): doanh nghiệp nhập khẩu sáu sản phẩm bánh kẹo và ngũ cốc từ Hàn Quốc gửi công văn kèm hồ sơ. Nội dung mục đích trong công văn có thể tóm lược như sau:
Doanh nghiệp đang cập nhật bao bì cho sản phẩm do chính đơn vị mình nhập khẩu và chịu trách nhiệm về chất lượng tại Việt Nam, và đề nghị cơ quan chức năng hỗ trợ giải quyết hồ sơ để thực hiện thủ tục thông báo sửa đổi, bổ sung sau tự công bố theo quy định.
Công văn này liệt kê tên tiếng Việt của cả sáu sản phẩm. Chúng tôi dùng đúng các tên đó làm tên chính trên bản dịch, để người thẩm định nhìn vào là thấy bao bì mới và hồ sơ cũ nói về cùng một sản phẩm.
Bản dịch bao bì mới đóng vai trò gì trong hồ sơ?
Người thẩm định đặt ba thứ cạnh nhau: bao bì mới, bản dịch tiếng Việt và Bản tự công bố. Nếu bản dịch thiếu chữ, sai số liệu hoặc khó dò vị trí, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu giải trình.
Vì thế chúng tôi dịch theo cách giữ nguyên bố cục bao bì: tiếng Việt được đặt đúng vị trí của chữ gốc, cùng tỷ lệ cỡ chữ, để hai trang đặt cạnh nhau là đối chiếu được ngay. Những chi tiết chúng tôi kiểm soát chặt trong hồ sơ đổi bao bì:
- Tên sản phẩm khớp công văn và Bản tự công bố; các cách gọi mang tính quảng cáo vẫn được dịch sát nghĩa.
- Số liệu theo kiểu Việt Nam: “0.5 g” thành “0,5 g”, “2,000 kcal” thành “2.000 kcal”; giá trị giữ nguyên.
- Đơn vị đo chính xác: μg và mg chênh nhau một nghìn lần, đọc nhầm trong bảng vitamin là đủ để hồ sơ bị trả về.
- Không sót chữ nước ngoài: khẩu hiệu tiếng Anh, chữ trên ký hiệu tái chế, chữ trong con dấu chứng nhận đều được dịch tại chỗ.
- Mã in phun được phiên âm: dòng chữ cạnh hạn sử dụng thường là tên người vận hành và ký hiệu ca sản xuất, nên được phiên âm Latin chứ không dịch nghĩa.
- Bảng dinh dưỡng được vẽ lại rõ nét, giữ đúng số cột và thứ tự chỉ tiêu.
Bản dịch cũng là nguyên liệu để cập nhật nhãn phụ; xem thêm bài dịch nhãn phụ tiếng Việt cho hàng nhập khẩu.
Báo cáo đối chiếu miễn phí với Bản tự công bố
Khi bạn gửi kèm Bản tự công bố, chúng tôi đối chiếu từng thông tin trên bao bì mới với hồ sơ và lập báo cáo đối chiếu nội bộ, miễn phí, xếp theo mức độ cần lưu ý. Bạn phát hiện sai lệch trước khi nộp, thay vì chờ cơ quan tiếp nhận yêu cầu giải trình.
Trong dự án sáu sản phẩm Hàn Quốc nêu trên, báo cáo đối chiếu ghi nhận các điểm sau:
| Nội dung | Trên bao bì mới | Trong Bản tự công bố | Mức độ |
|---|---|---|---|
| Khối lượng tịnh | 310 g | Chỉ công bố 300 g, 370 g, 510 g | Cao |
| Hạn sử dụng | Ngày in thể hiện khoảng 8 tháng | 06 tháng kể từ ngày sản xuất | Cao |
| Tỷ lệ thành phần | Bột socola 4,8%, bột ca cao 2,4% | Bột socola 5,4%, bột ca cao 2% | Cao |
| Thuật ngữ | 혼합삼곡 = hỗn hợp 3 loại ngũ cốc | Dịch nhầm thành “hỗn hợp nhân sâm” | Cần sửa hồ sơ |
| Cơ sở sản xuất | Địa chỉ nhà máy | Địa chỉ trụ sở chính | Thấp |
Mỗi dòng trong bảng gợi ý một hướng xử lý khác nhau:
- Khối lượng tịnh mới (310 g) chưa có trong các mức đã công bố: nên đưa quy cách này vào nội dung thông báo sửa đổi, bổ sung.
- Hạn sử dụng dài hơn mức đã công bố: cần làm rõ với nhà sản xuất và hỏi cơ quan tiếp nhận có cần tài liệu chứng minh hay không.
- Tỷ lệ thành phần lệch: xác minh công thức với nhà sản xuất; nếu thành phần thực sự thay đổi, có thể phải tự công bố lại.
- Thuật ngữ dịch nhầm trong hồ sơ cũ: “혼합삼곡” là hỗn hợp ba loại ngũ cốc, không phải nhân sâm. Lỗi này nằm ở hồ sơ đã nộp trước đó.
- Địa chỉ nhà máy khác địa chỉ trụ sở: mức độ thấp, nên ghi chú để giải thích khi được hỏi.
Báo cáo đối chiếu là tài liệu nội bộ, giao tách riêng khỏi bản dịch. Bản dịch luôn bám đúng chữ in trên bao bì; còn điều chỉnh hồ sơ công bố hay không là quyết định của doanh nghiệp, dựa trên thông tin đầy đủ chúng tôi cung cấp. Chi tiết về dịch vụ này có tại trang dịch và công chứng bao bì sản phẩm của Dịch Thuật SMS.
Quy trình dịch bao bì cho hồ sơ sửa đổi, bổ sung
- Nhận hồ sơ và kiểm tra đầu vào: ảnh hoặc file thiết kế bao bì mới, công văn, Bản tự công bố; đánh dấu chỗ mờ, hỏi lại một lần cho tất cả.
- Lập bản song ngữ hai cột trên file Word cho từng mặt bao bì: nguyên bản và bản dịch, theo thứ tự từ trên xuống, trái sang phải, để bạn duyệt nội dung.
- Rà soát độc lập bởi một biên dịch viên khác: số liệu, đơn vị, tên sản phẩm, thành phần gây dị ứng, thuật ngữ thống nhất giữa các sản phẩm.
- Lập báo cáo đối chiếu với Bản tự công bố, gửi riêng để bạn xử lý song song.
- Dàn bản dịch lên bao bì giữ nguyên bố cục, sau đó công chứng tư pháp hoặc đóng dấu công ty dịch thuật và bàn giao PDF từng sản phẩm, đặt tên theo tên file gốc.
Chọn hình thức xác nhận bản dịch
Bản dịch bao bì mới có thể được xác nhận theo một trong hai hình thức, tùy yêu cầu của nơi nhận hồ sơ:
- Công chứng tư pháp: bản dịch được cơ quan tư pháp xác nhận, kèm trang lời chứng và bản sao bao bì gốc. Phù hợp khi nộp hồ sơ hành chính cho cơ quan nhà nước có yêu cầu công chứng. Chúng tôi lo trọn gói thủ tục; bạn chỉ cần nhận bộ hoàn chỉnh. Xem thêm về dịch thuật công chứng.
- Đóng dấu công ty dịch thuật: bản dịch có dấu và xác nhận của Dịch Thuật SMS. Nhanh hơn, phù hợp cho hồ sơ nội bộ, gửi nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc nơi nhận chấp nhận hình thức này. Xem thêm về bản dịch có đóng dấu công ty dịch thuật.
Nên hỏi nơi nhận hồ sơ cả số bộ cần nộp và có cần đóng kèm bản sao bao bì gốc hay không. So sánh chi tiết hai hình thức có trong bài công chứng bản dịch bao bì hay đóng dấu công ty dịch.
Câu hỏi thường gặp
Bao bì mới chỉ đổi màu và hình ảnh, có cần dịch lại toàn bộ không?
Nên dịch lại toàn bộ. Bản dịch phải phản ánh đúng bao bì đang nộp, và khi so kỹ, chúng tôi thường thấy bao bì “chỉ đổi hình” vẫn có thay đổi nhỏ về chữ: một khẩu hiệu mới, một dòng cảnh báo dị ứng, một con dấu chứng nhận khác. Nếu chúng tôi từng dịch bao bì cũ, bảng thuật ngữ sẵn có giúp bản dịch mới nhanh hơn.
Bao bì lệch với hồ sơ thì bản dịch có sửa theo hồ sơ không?
Không. Bản dịch luôn bám đúng chữ in trên bao bì, vì đó là tài liệu được công chứng hoặc đóng dấu xác nhận. Các điểm lệch được ghi trong báo cáo đối chiếu để bạn trao đổi với nhà sản xuất hoặc điều chỉnh hồ sơ công bố.
Nhiều sản phẩm cùng đổi bao bì một lúc thì làm thế nào?
Hãy gửi chung một lần, mỗi sản phẩm một thư mục. Chúng tôi dịch thống nhất các phần chung như thành phần, bảo quản, thông tin nhà sản xuất, và báo giá cùng tiến độ cho cả bộ. Xem thêm cách thức giao dịch hoặc trang dịch bao bì hàng nhập khẩu để biết thêm về dịch vụ.
Liên hệ báo giá dịch bao bì cho hồ sơ sửa đổi, bổ sung sau tự công bố
- ☎ Hotline/Zalo/WhatsApp: 0934 436 040
- ✉ Email báo giá: baogia@dichthuatsms.com
- 🌐 Hoặc BẤM VÀO ĐÂY để gửi yêu cầu báo giá
