Hồ sơ dịch bao bì nhập khẩu chỉ cần bốn thứ: ảnh chụp hoặc file thiết kế rõ nét của tất cả các mặt bao bì, tên sản phẩm tiếng Việt doanh nghiệp đang dùng, Bản tự công bố (nếu có) và yêu cầu của nơi nhận hồ sơ về hình thức xác nhận (công chứng tư pháp hay đóng dấu công ty dịch thuật). Chuẩn bị đủ ngay từ đầu, bản dịch sẽ xong nhanh hơn và không phải làm lại.
Vì sao khâu chuẩn bị quyết định chất lượng bản dịch bao bì?
Bao bì là loại tài liệu đặc biệt. Chữ nhỏ, nằm rải rác trên nhiều mặt, xen giữa hình ảnh, con dấu chứng nhận, bảng dinh dưỡng và mã in phun. Người dịch chỉ dịch được những gì họ đọc được, và chỉ đặt tên sản phẩm đúng khi biết doanh nghiệp đã đăng ký tên gì. Phần lớn các lần phải sửa bản dịch mà chúng tôi gặp đều bắt nguồn từ hồ sơ đầu vào thiếu, không phải từ khâu dịch.
Với dịch vụ dịch thuật và công chứng bao bì sản phẩm nhập khẩu của Dịch Thuật SMS, bản dịch được dàn lại ngay trên hình ảnh bao bì, giữ nguyên vị trí và tỷ lệ cỡ chữ. Vì vậy chất lượng ảnh đầu vào càng quan trọng hơn so với dịch một văn bản thông thường.
Checklist hồ sơ dịch bao bì nhập khẩu
Bảng dưới đây tóm tắt những gì bạn nên gửi kèm yêu cầu báo giá. Không phải hồ sơ nào cũng cần đủ cả năm mục, nhưng càng đủ thì càng ít phải hỏi lại.
| Tài liệu | Vì sao cần | Lưu ý |
|---|---|---|
| Ảnh chụp hoặc file thiết kế tất cả các mặt bao bì | Là nguồn để đọc và dàn bản dịch | Đủ mặt trước, sau, hai bên, đáy, nắp; ưu tiên file thiết kế (PDF, AI) nếu nhà sản xuất cung cấp |
| Tên sản phẩm tiếng Việt đã dùng | Để tên trên bản dịch khớp với hồ sơ đã nộp | Lấy từ công văn, Bản tự công bố hoặc hồ sơ nhập khẩu trước đó |
| Bản tự công bố, hồ sơ công bố cũ | Để đối chiếu thông tin trên bao bì với hồ sơ | Không bắt buộc; nếu có, chúng tôi tặng báo cáo đối chiếu miễn phí |
| Mục đích sử dụng bản dịch | Quyết định hình thức trình bày và hình thức xác nhận | Ví dụ: tự công bố, thông báo sửa đổi, làm nhãn phụ, thông quan |
| Yêu cầu của nơi nhận hồ sơ | Tránh xác nhận sai hình thức | Số bộ cần nộp, công chứng tư pháp hay đóng dấu công ty dịch thuật, có cần đóng kèm bản gốc không |
Ảnh chụp bao bì thế nào là đạt?
Chúng tôi làm việc được với ảnh chụp bằng điện thoại, miễn là chữ đọc được khi phóng to. Một vài mẹo giúp bạn có bộ ảnh tốt ngay từ lần đầu:
- Chụp thẳng từng mặt, không chụp nghiêng; mặt cong (chai, lon, túi) nên chụp thành nhiều ảnh xoay quanh.
- Tránh lóa sáng trên bao bì bóng: chụp gần cửa sổ thay vì dưới đèn trần, hoặc nghiêng nhẹ để vệt sáng không đè lên chữ.
- Vuốt phẳng nếp gấp của túi mềm; chữ nằm trong nếp gấp là chỗ hay bị đọc sai nhất.
- Chụp riêng cận cảnh các vùng chữ rất nhỏ: thành phần, bảng dinh dưỡng, hướng dẫn bảo quản, mã in phun cạnh ngày sản xuất.
- Đừng quên mặt đáy và nắp: ký hiệu tái chế, số lô, hạn sử dụng thường nằm ở đây.
Nếu bản dịch cần công chứng tư pháp, nơi tiếp nhận thường yêu cầu bản sao chụp có chất lượng cao. Khi đó, bạn nên gửi bản scan độ nét cao hoặc file thiết kế gốc thay vì ảnh chụp điện thoại.
Những chỗ bị che khuất hoặc mờ, chúng tôi đánh dấu và hỏi lại bạn. Chúng tôi không tự đoán nội dung, vì một con số đọc sai trong bảng dinh dưỡng hay một mốc hạn sử dụng sai đều có thể khiến hồ sơ bị trả về.
Tên sản phẩm tiếng Việt phải thống nhất với hồ sơ
Một sản phẩm nhập khẩu thường có tên tiếng Việt từ trước: trong công văn gửi cơ quan chức năng, trong Bản tự công bố hoặc trong hồ sơ nhập khẩu lô đầu. Nếu bản dịch bao bì đặt một tên khác, người thẩm định sẽ khó xác nhận đây có phải cùng một sản phẩm hay không.
Trong một dự án gần đây, khách hàng nhập khẩu bánh kẹo và ngũ cốc từ Hàn Quốc gửi kèm công văn liệt kê tên tiếng Việt của sáu sản phẩm. Chúng tôi dùng đúng các tên này cho tên chính trên bao bì. Các cách gọi mang tính quảng cáo khác in trên bao bì vẫn được dịch sát nghĩa, vì bao bì đồng thời là tài liệu marketing.
- Có danh sách tên tiếng Việt: gửi kèm ngay khi yêu cầu báo giá.
- Chưa có tên: chúng tôi đề xuất tên theo đúng trật tự tiếng Việt (tên sản phẩm trước, từ mô tả sau) để bạn chọn trước khi dàn trang.
- Tên khó chuyển ngữ (tên riêng, tên vị, từ lóng quảng cáo): chúng tôi trao đổi vài phương án và lý do để bạn quyết định.
Bản tự công bố và hồ sơ cũ giúp được gì?
Bản tự công bố không bắt buộc để dịch bao bì, nhưng rất đáng gửi kèm. Khi có tài liệu này, chúng tôi đối chiếu từng thông tin trên bao bì với hồ sơ và lập báo cáo đối chiếu nội bộ, miễn phí, xếp theo mức độ cần lưu ý.
Những sai lệch chúng tôi từng phát hiện gồm: khối lượng tịnh trên bao bì không nằm trong các mức đã công bố, hạn sử dụng thể hiện trên bao bì dài hơn mức đã công bố, tỷ lệ một thành phần khác với hồ sơ, hay một thuật ngữ bị dịch nhầm trong hồ sơ công bố trước đó. Biết sớm những điểm này giúp bạn chủ động xử lý trước khi nộp. Xem thêm cách chúng tôi làm việc này tại trang dịch vụ dịch và công chứng bao bì.
Chọn hình thức xác nhận bản dịch: công chứng tư pháp hay đóng dấu công ty dịch thuật?
Bản dịch bao bì có thể được xác nhận theo một trong hai hình thức. Hỏi nơi nhận hồ sơ trước khi đặt dịch giúp bạn chọn đúng ngay từ đầu.
| Tiêu chí | Công chứng tư pháp | Đóng dấu công ty dịch thuật |
|---|---|---|
| Hình thức | Bản dịch được cơ quan tư pháp xác nhận, kèm trang lời chứng và bản sao bao bì gốc | Bản dịch có dấu và xác nhận của Dịch Thuật SMS về tính chính xác |
| Phù hợp khi | Nộp hồ sơ hành chính cho cơ quan nhà nước có yêu cầu công chứng | Hồ sơ nội bộ, gửi đối tác, nhà phân phối, hoặc nơi nhận chấp nhận dấu công ty dịch thuật |
| Thời gian | Cộng thêm thời gian làm thủ tục tại cơ quan tư pháp | Nhanh hơn, đóng dấu ngay khi bản dịch hoàn tất |
| Ai thực hiện | Chúng tôi lo trọn gói thủ tục, bạn chỉ cần nhận bộ hoàn chỉnh | Chúng tôi thực hiện trực tiếp |
Ngoài hình thức xác nhận, nên hỏi thêm nơi nhận hồ sơ cần bao nhiêu bộ và có cần đóng kèm bản sao bao bì gốc hay không, vì mỗi bộ là một bộ giấy riêng. Xem thêm về dịch thuật công chứng và dịch vụ đóng dấu bản dịch.
Sau khi nhận hồ sơ, chúng tôi làm gì?
- Kiểm tra đầu vào: đếm số mặt, đánh dấu chỗ mờ hoặc thiếu, hỏi lại một lần cho tất cả.
- Lập bản song ngữ hai cột cho từng mặt bao bì: nguyên bản và bản dịch, theo thứ tự từ trên xuống, trái sang phải. Bạn duyệt nội dung trên file Word này.
- Rà soát độc lập bởi một biên dịch viên khác: số liệu, đơn vị (μg khác mg), tên sản phẩm, thuật ngữ thống nhất giữa các sản phẩm.
- Dàn bản dịch lên bao bì, giữ vị trí và tỷ lệ cỡ chữ; bảng dinh dưỡng được vẽ lại rõ nét.
- Công chứng tư pháp hoặc đóng dấu công ty dịch thuật theo yêu cầu và bàn giao PDF từng sản phẩm, đặt tên theo tên file gốc.
Thời gian và chi phí phụ thuộc vào gì?
Mỗi bao bì có mật độ chữ rất khác nhau. Một hộp bánh có thể chỉ vài chục dòng, trong khi một túi ngũ cốc có bảng dinh dưỡng hai cột, danh sách thành phần dài và nhiều con dấu chứng nhận. Các yếu tố chính:
- Số sản phẩm và số mặt bao bì của mỗi sản phẩm.
- Mật độ chữ, số bảng biểu, con dấu và chữ chạy theo đường cong.
- Ngôn ngữ nguồn: tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Anh, tiếng Thái hay ngôn ngữ khác.
- Hình thức xác nhận (công chứng tư pháp hay đóng dấu công ty dịch thuật) và số bộ cần nộp.
- Thời hạn bạn cần nhận.
Chúng tôi báo giá và tiến độ cụ thể sau khi xem bộ ảnh bao bì. Tham khảo thêm cách thức giao dịch để biết cách gửi hồ sơ và thanh toán.
Những lỗi chuẩn bị hồ sơ hay gặp
Dưới đây là các tình huống thực tế khiến dự án dịch bao bì bị kéo dài, cùng cách phòng tránh đơn giản:
| Tình huống | Hệ quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Chỉ gửi mặt trước bao bì | Thiếu thành phần, hạn dùng, nhà sản xuất; phải chụp bổ sung | Gửi đủ mọi mặt ngay lần đầu, kể cả đáy và nắp |
| Ảnh của phiên bản bao bì cũ | Bản dịch không khớp với hàng thực tế đang nhập | Chụp từ lô hàng sẽ nộp hồ sơ, hoặc xin file thiết kế mới nhất |
| Không báo tên tiếng Việt đã đăng ký | Tên trên bản dịch lệch với công văn, hồ sơ | Gửi kèm danh sách tên hoặc Bản tự công bố |
| Không hỏi trước hình thức xác nhận | Phải làm lại theo hình thức khác | Xác nhận với nơi nhận hồ sơ trước khi đặt dịch |
| Gộp nhiều sản phẩm trong một file ảnh | Khó tách, dễ nhầm mặt của sản phẩm này sang sản phẩm khác | Mỗi sản phẩm một thư mục, đặt tên file theo tên sản phẩm |
Nếu hồ sơ của bạn gồm nhiều sản phẩm cùng dòng, hãy cho chúng tôi biết ngay từ đầu. Các thuật ngữ chung như thành phần, cách bảo quản, thông tin nhà sản xuất sẽ được dịch thống nhất giữa các sản phẩm, giúp bộ hồ sơ trông chuyên nghiệp và người thẩm định dễ kiểm tra hơn. Chúng tôi cũng giữ bảng thuật ngữ riêng cho từng khách hàng để dùng lại khi bạn nhập thêm sản phẩm mới.
Câu hỏi thường gặp
Bao bì có cả tiếng Anh lẫn tiếng Hàn thì dịch phần nào?
Dịch tất cả. Khẩu hiệu tiếng Anh, chữ trên ký hiệu tái chế, chữ trong con dấu chứng nhận đều được chuyển sang tiếng Việt; chỉ giữ lại logo thương hiệu và những từ mượn phổ biến như socola, vitamin.
Sản phẩm là hóa chất, có dùng chung quy trình này không?
Nhãn hóa chất có thêm yêu cầu riêng về hình đồ cảnh báo và cụm từ nguy hại. Nếu bạn cần cả phiếu an toàn hóa chất, xem thêm dịch vụ dịch thuật MSDS, SDS.
Có mẫu bản dịch bao bì để tham khảo không?
Có. Bạn có thể xem bản dịch bao bì sản phẩm từ tiếng Thái sang tiếng Việt và hình minh họa bao bì ngũ cốc tiếng Hàn trên trang dịch bao bì sản phẩm nhập khẩu.
Liên hệ báo giá dịch hồ sơ bao bì nhập khẩu
- ☎ Hotline/Zalo/WhatsApp: 0934 436 040
- ✉ Email báo giá: baogia@dichthuatsms.com
- 🌐 Hoặc BẤM VÀO ĐÂY để gửi yêu cầu báo giá
