Lỗi thường gặp trong hợp đồng song ngữ hiếm khi nằm ở câu chữ khó, mà ở chỗ hai bản ngôn ngữ không còn nói cùng một điều: một bên đã sửa, bên kia chưa; số tiền bằng chữ không khớp số tiền bằng số; thuật ngữ dùng sai loại văn bản; hoặc hợp đồng thiếu hẳn điều khoản nói bản nào được ưu tiên. Rà soát kỹ trước khi ký giúp bạn tránh tranh chấp về sau.
Vì sao hai bản của hợp đồng song ngữ dễ bị lệch nhau?
Một hợp đồng song ngữ thực chất là hai văn bản phải luôn đi cùng nhau. Trong thực tế, chúng thường bị tách rời ở những thời điểm sau:
- Khi đàm phán sửa đổi: hai bên chỉnh giá, thời hạn hay địa chỉ trên bản tiếng Việt nhưng quên cập nhật bản ngoại ngữ, hoặc ngược lại.
- Khi dùng lại hợp đồng cũ: thay tên đối tác và con số mới, nhưng bản dịch vẫn giữ thông tin của hợp đồng trước.
- Khi dịch bằng công cụ máy: câu đọc trôi chảy nhưng thuật ngữ pháp lý sai, hoặc bỏ sót cả một mệnh đề.
- Khi mỗi bên tự soạn phần ngôn ngữ của mình: không ai đối chiếu toàn bộ hai bản với nhau trước khi ký.
Những lỗi dưới đây đều được tổng hợp từ các hợp đồng song ngữ mà đội ngũ Dịch Thuật SMS đã soạn, chỉnh sửa và rà soát cho khách hàng. Thông tin khách hàng đã được ẩn danh.
7 lỗi thường gặp trong hợp đồng song ngữ
1. Hai bản không còn cùng nội dung sau khi sửa
Đây là lỗi đáng lo ngại vì khó phát hiện bằng mắt thường. Trong một hợp đồng thuê nhà xưởng song ngữ Việt – Trung mà khách nhờ chúng tôi kiểm tra, bản tiếng Việt đã được cập nhật nhưng bản tiếng Trung vẫn giữ nhiều thông tin cũ. Chúng tôi tìm ra chín điểm lệch:
| Loại thông tin | Bản tiếng Việt | Bản tiếng Trung (trước khi sửa) |
|---|---|---|
| Địa chỉ | Tên tỉnh mới sau sắp xếp đơn vị hành chính | Vẫn ghi tên tỉnh cũ |
| Ngân hàng | Chi nhánh đúng của tài khoản nhận tiền | Tên một chi nhánh khác |
| Người đại diện | Người đại diện hiện tại của bên thuê | Tên một người khác |
| Thời hạn thuê | 01 năm | Ba năm |
| Giá thuê | Mức giá đã thống nhất | Mức giá cũ, thấp hơn |
| Điều khoản điều chỉnh giá | Cơ chế tăng giá mới | Nội dung khác hẳn |
| Số bản hợp đồng | Có điều khoản về số bản và giá trị | Thiếu điều khoản này |
Tất cả được sửa bằng chế độ theo dõi thay đổi (tracked changes) để hai bên thấy rõ từng chỗ trước khi ký lại.
2. Con số không khớp giữa các điều khoản và giữa hai bản
Giá trị hợp đồng, tỷ lệ từng đợt thanh toán, số tiền bằng chữ, diện tích, số lượng là những chỗ một sai sót nhỏ cũng gây tranh chấp. Khi một khách hàng bỏ khoản giữ lại 5% bảo hành trong hợp đồng thi công song ngữ Việt – Anh, lịch thanh toán phải đổi từ 4 đợt thành 3 đợt. Chúng tôi tính lại số tiền từng đợt, viết lại số tiền bằng chữ ở cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh, và kiểm tra tổng các đợt khớp đến từng đồng với giá trị hợp đồng.
3. Lỗi gõ làm thay đổi nghĩa
Một chữ gõ nhầm có thể biến điều khoản thành vô nghĩa. Ví dụ thật từ một hợp đồng tiếng Trung: chữ 厂房 (nhà xưởng) bị gõ thành 产房 (phòng sinh), tiêu đề 厂房租赁合同 bị thiếu chữ 合. Ở một văn bản khác, dấu ngoặc kép bị lỗi mã hóa và hiển thị thành chuỗi ký tự lạ khi mở trên máy đối tác. Những lỗi này chỉ lộ ra khi có người đọc lại toàn bộ bằng mắt của người bản ngữ.
4. Thuật ngữ không đúng loại văn bản
- “Gia hạn hợp đồng” dịch thành 续签 (ký lại) thay vì 延期 (kéo dài thời hạn).
- “Hiệu lực” dịch thành 条款 (điều khoản) thay vì 效力.
- “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp” dịch thành 营业执照 (theo cách gọi của Trung Quốc) thay vì tên giấy tờ đúng của Việt Nam.
- “Tiền đặt cọc” trong hợp đồng giữa doanh nghiệp dùng 押金 (mang nghĩa đặt cọc dân sự thông thường) thay vì 保证金.
- “Nợ đến hạn” trong tiếng Anh nên là matured debt; “giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm” không nên rút gọn thành “giá trị hợp đồng”, vì hai cách hiểu cho ra mức phạt rất khác nhau.
5. Chức danh và tên riêng không nhất quán
“Giám đốc” được dịch là 总经理 ở phụ lục nhưng là 经理 ở hợp đồng chính; tên người đại diện viết có dấu ở bản này, không dấu ở bản kia. Khi hồ sơ được ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước kiểm tra, sự không nhất quán này có thể khiến hợp đồng bị yêu cầu chỉnh sửa.
6. Thiếu điều khoản ngôn ngữ ưu tiên, luật áp dụng và giải quyết tranh chấp
Nhiều hợp đồng song ngữ chỉ ghi “hợp đồng được lập bằng tiếng Việt và tiếng …” mà không nói bản nào được dùng khi hai bản có cách hiểu khác nhau. Cũng thường thiếu luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp. Phần tiếp theo hướng dẫn cách viết các điều khoản này.
7. Phụ lục và hợp đồng chính không khớp nhau
Phụ lục khối lượng, báo giá hoặc phụ lục gia hạn thường được soạn sau, do người khác làm. Lỗi hay gặp là tham chiếu sai số điều, tổng tiền phụ lục khác giá trị trong hợp đồng, hoặc phụ lục tự dẫn chiếu vòng vo đến chính nó. Khi dựng lại phụ lục khối lượng hơn 70 dòng từ file Excel cho một hợp đồng thi công, chúng tôi giữ nguyên định dạng song ngữ và đối chiếu từng tổng mục với điều khoản giá trị hợp đồng.
Viết điều khoản ngôn ngữ ưu tiên thế nào cho đúng?
Pháp luật Việt Nam không bắt buộc một bản ngôn ngữ cụ thể phải được ưu tiên trong hợp đồng thương mại giữa doanh nghiệp; đây là thỏa thuận của các bên. Tuy vậy, khi tranh chấp đưa ra Tòa án Việt Nam, tố tụng dùng tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch. Với tranh chấp có yếu tố nước ngoài giải quyết bằng trọng tài, các bên thường được thỏa thuận ngôn ngữ trọng tài. Ba lựa chọn phổ biến:
| Lựa chọn | Phù hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bản tiếng Việt được ưu tiên | Hợp đồng thực hiện tại Việt Nam, dùng cho thủ tục với cơ quan Việt Nam | Bên nước ngoài cần tin tưởng chất lượng bản tiếng Việt |
| Bản ngoại ngữ được ưu tiên | Công ty mẹ ở nước ngoài duyệt hợp đồng, giải quyết tranh chấp bằng trọng tài quốc tế | Bên Việt Nam cần chắc chắn hiểu đúng bản ngoại ngữ |
| Hai bản có giá trị như nhau | Hai bên ngang hàng, muốn thể hiện sự cân bằng | Chỉ an toàn khi hai bản được đối chiếu kỹ; nếu lệch, rất khó xác định bản nào đúng |
Điều khoản ngôn ngữ ưu tiên là “phao cứu sinh”, không phải giải pháp. Cách bảo vệ tốt là làm cho hai bản thống nhất ngay từ đầu, để điều khoản này không bao giờ phải dùng đến.
Checklist rà soát hợp đồng song ngữ trước khi ký
- Tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện của các bên khớp với giấy tờ mới nhất, ở cả hai bản.
- Số tài khoản, tên ngân hàng và chi nhánh đúng.
- Giá trị hợp đồng, số tiền từng đợt, tỷ lệ phần trăm, số tiền bằng chữ khớp nhau và khớp giữa hai bản.
- Thời hạn, mốc thời gian, số ngày báo trước giống nhau ở hai bản.
- Đối tượng hợp đồng (hàng hóa, hạng mục, diện tích) mô tả cụ thể, không chung chung.
- Thuật ngữ đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh, phạt vi phạm, bồi thường dùng đúng nghĩa.
- Có điều khoản ngôn ngữ ưu tiên, luật áp dụng, cơ quan giải quyết tranh chấp.
- Số điều được đánh liên tục, các tham chiếu chéo trỏ đúng điều.
- Phụ lục khớp với hợp đồng chính về số liệu và tham chiếu.
- Chức danh và tên riêng thống nhất trong toàn bộ hợp đồng và phụ lục.
- Có điều khoản số bản hợp đồng, mỗi bên giữ mấy bản, giá trị pháp lý như nhau.
Khi nào nên nhờ người rà soát độc lập?
Người soạn thảo đọc lại văn bản của chính mình thường không thấy lỗi, vì họ đọc theo điều mình nghĩ đã viết. Vì vậy, mọi hợp đồng do Dịch Thuật SMS soạn đều qua một người rà soát không tham gia soạn thảo. Bạn nên nhờ rà soát khi:
- Đối tác gửi hợp đồng song ngữ do họ tự soạn và bạn chỉ đọc được một bản.
- Hợp đồng đã qua nhiều vòng sửa đổi bởi nhiều người.
- Hợp đồng có phụ lục dài, nhiều con số.
- Giá trị giao dịch lớn hoặc thời hạn dài.
Nếu đã có hợp đồng song ngữ sẵn, chúng tôi rà soát và sửa trực tiếp bằng tracked changes. Nếu bắt đầu từ đầu, dịch vụ soạn hợp đồng song ngữ theo yêu cầu giúp bạn có hai bản thống nhất ngay từ bản thảo đầu tiên. Các bước làm việc được trình bày trong bài quy trình soạn hợp đồng song ngữ từ cung cấp thông tin đến bàn giao file.
Chúng tôi soạn và rà soát hợp đồng ở nhiều cặp ngôn ngữ: Anh Việt, Trung Việt, Hàn Việt, Nhật Việt và hơn 20 ngôn ngữ khác.
Câu hỏi thường gặp về rà soát hợp đồng song ngữ
Tôi chỉ có bản tiếng Việt, đối tác gửi thêm bản tiếng Trung, tôi có cần kiểm tra không?
Rất nên kiểm tra. Nếu hợp đồng quy định hai bản có giá trị như nhau hoặc bản tiếng Trung được ưu tiên, nội dung bạn không đọc được vẫn ràng buộc bạn. Bạn có thể dùng dịch vụ dịch hợp đồng tiếng Hoa hoặc nhờ chúng tôi đối chiếu trực tiếp hai bản.
Rà soát có sửa nội dung thương mại không?
Không. Chúng tôi sửa sai lệch giữa hai bản, lỗi thuật ngữ, lỗi gõ và lỗi số liệu. Những điểm thuộc về thỏa thuận thương mại, như mức giá hay mức phạt, được đánh dấu để bạn quyết định. Với giao dịch có rủi ro pháp lý cao, bạn nên nhờ thêm luật sư.
Mất bao lâu để rà soát một hợp đồng song ngữ?
Phụ thuộc vào độ dài và số phụ lục. Hợp đồng vài trang thường xong trong ngày; xem thêm dịch vụ soạn thảo hợp đồng song ngữ lấy gấp trong ngày và bảng giá soạn hợp đồng song ngữ.
Liên hệ báo giá rà soát hợp đồng song ngữ
- ☎ Hotline/Zalo/WhatsApp: 0934 436 040
- ✉ Email báo giá: baogia@dichthuatsms.com
- 🌐 Hoặc BẤM VÀO ĐÂY để gửi yêu cầu báo giá
