Mẫu Quy chế chấm công, nghỉ phép và làm thêm giờ song ngữ Anh Việt

Mô tả

Bạn đang cần một mẫu Quy chế chấm công, nghỉ phép và làm thêm giờ song ngữ Việt – Anh, chuẩn pháp lý và đủ chi tiết để áp dụng ngay cho nhà máy, doanh nghiệp sản xuất sử dụng nhiều lao động? Dịch Thuật SMS giới thiệu bộ mẫu (file Word) do chuyên gia pháp lý về lao động biên soạn, cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và mức lương tối thiểu vùng mới (Nghị định 293/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/01/2026).

Bố cục và nội dung chính của mẫu Quy chế

Mẫu Quy chế chấm công, nghỉ phép và làm thêm giờ do Dịch Thuật SMS biên soạn cho doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, bám sát Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, gồm các chương – điều sau:

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG

• Điều 1. Mục đích
• Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng
• Điều 3. Giải thích từ ngữ

CHƯƠNG II. THỜI GIỜ LÀM VIỆC

• Điều 4. Thời giờ làm việc bình thường
• Điều 5. Thời gian được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương

CHƯƠNG III. CHẤM CÔNG

• Điều 6. Phương thức chấm công
• Điều 7. Đi trễ, về sớm, quên chấm công
• Điều 8. Chấm công khi công tác, đào tạo, hội họp

CHƯƠNG IV. THỜI GIỜ NGHỈ NGƠI VÀ NGÀY NGHỈ

• Điều 9. Nghỉ trong giờ làm việc và nghỉ chuyển ca
• Điều 10. Nghỉ hằng tuần
• Điều 11. Nghỉ lễ, tết
• Điều 12. Nghỉ hằng năm (phép năm)
• Điều 13. Nghỉ việc riêng có hưởng lương và không hưởng lương

CHƯƠNG V. THỦ TỤC XIN NGHỈ VÀ CÁC CHẾ ĐỘ NGHỈ KHÁC

• Điều 14. Đăng ký và phê duyệt nghỉ phép
• Điều 15. Nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động
• Điều 16. Nghỉ bù

CHƯƠNG VI. LÀM THÊM GIỜ VÀ LÀM VIỆC BAN ĐÊM

• Điều 17. Nguyên tắc tổ chức làm thêm giờ
• Điều 18. Giới hạn giờ làm thêm
• Điều 19. Làm việc ban đêm
• Điều 20. Tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm

CHƯƠNG VII. QUY ĐỊNH ĐẶC THÙ VÀ QUẢN LÝ NGÀY CÔNG

• Điều 21. Chế độ về thời giờ đối với lao động nữ
• Điều 22. Lao động chưa thành niên và người cao tuổi
• Điều 23. Rút ngắn thời giờ làm việc
• Điều 24. Lịch làm việc linh hoạt và làm việc từ xa
• Điều 25. Tiền lương ngừng việc
• Điều 26. Bảng chấm công tháng và đối chiếu công
• Điều 27. Khiếu nại về chấm công, ngày công
• Điều 28. Trách nhiệm của người quản lý bộ phận
• Điều 29. Lưu trữ hồ sơ chấm công, nghỉ phép
• Điều 30. Điều kiện tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm

CHƯƠNG VIII. XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

• Điều 31. Xử lý vi phạm
• Điều 32. Tổ chức thực hiện và hiệu lực

Vì sao nên chọn mẫu của Dịch Thuật SMS?

• Biên soạn bởi chuyên gia pháp lý về lao động, chuẩn pháp luật Việt Nam hiện hành (cập nhật 2026).
• Quy định rõ nguyên tắc chấm công theo ca/kíp, đi muộn – về sớm, công tác, làm việc từ xa; phù hợp nhà máy vận hành nhiều ca.
• Xử lý đầy đủ nghỉ hằng năm, nghỉ lễ – tết, nghỉ việc riêng có/không hưởng lương và các loại nghỉ theo luật.
• Kiểm soát làm thêm giờ đúng trần luật định (ngày, tháng, năm), tiền lương làm thêm và làm việc ban đêm.
• Song ngữ Việt – Anh chuẩn thuật ngữ pháp lý, thuận tiện cho doanh nghiệp FDI và ban lãnh đạo người nước ngoài.

Bản xem trước (song ngữ Việt – Anh)

QUY CHẾ CHẤM CÔNG, NGHỈ PHÉP VÀ LÀM THÊM GIỜ
REGULATIONS ON TIMEKEEPING, LEAVE AND OVERTIME

CÔNG TY ………………………………
OF ……………………………… COMPANY

(Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-…… ngày …… tháng …… năm …… của Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty)
(Issued together with Decision No. ……/QĐ-…… dated …… of the General Director/Director of the Company)

Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019;
Pursuant to the Labor Code No. 45/2019/QH14 dated 20 November 2019;

Căn cứ Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
Pursuant to Decree No. 145/2020/NĐ-CP dated 14 December 2020 detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Labor Code on working conditions and labor relations;

Căn cứ Nghị định số 293/2025/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động (áp dụng từ ngày 01/01/2026) và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế;
Pursuant to Decree No. 293/2025/NĐ-CP on the minimum wages for employees working under labor contracts (effective from 1 January 2026) and its amending, supplementing or replacing documents;

Căn cứ Nội quy lao động và tình hình tổ chức sản xuất, kinh doanh của Công ty;
Pursuant to the Internal Labor Regulations and the actual production and business organization of the Company;

Công ty ban hành Quy chế chấm công, nghỉ phép và làm thêm giờ (sau đây gọi là “Quy chế”) như sau:
The Company hereby promulgates these Regulations on timekeeping, leave and overtime (hereinafter the “Regulations”) as follows:

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG
CHAPTER I. GENERAL PROVISIONS

Điều 1. Mục đích
Article 1. Purposes

1. Thống nhất việc quản lý thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, chấm công, nghỉ phép và làm thêm giờ trong toàn Công ty, bảo đảm công bằng, minh bạch và tuân thủ pháp luật lao động.
1. To unify the management of working hours, rest periods, timekeeping, leave and overtime throughout the Company, ensuring fairness, transparency and compliance with labor law.

2. Làm cơ sở tính lương, thưởng, các chế độ và xử lý kỷ luật lao động liên quan đến chuyên cần và chấp hành thời giờ làm việc.
2. To serve as the basis for calculating wages, bonuses and benefits, and for handling labor discipline relating to attendance and observance of working hours.

Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Article 2. Scope and subjects of application

Quy chế áp dụng đối với toàn thể người lao động làm việc theo hợp đồng lao động tại Công ty, kể cả người thử việc, học nghề, tập nghề. Một số nội dung đặc thù áp dụng riêng cho lao động làm việc theo ca, lao động làm công việc có tính thời vụ và lao động nữ, lao động chưa thành niên theo quy định của pháp luật.
The Regulations apply to all employees working under labor contracts at the Company, including probationers, apprentices and trainees. Certain specific provisions apply separately to shift workers, employees performing seasonal work, and female and minor employees as prescribed by law.

Điều 3. Giải thích từ ngữ
Article 3. Interpretation of terms

a) “Ngày công chuẩn” là số ngày làm việc bình thường trong tháng theo lịch làm việc của Công ty.
a) “Standard working days” means the number of normal working days in a month according to the Company's work schedule.

b) “Chấm công” là việc ghi nhận thời gian có mặt, làm việc thực tế của người lao động làm cơ sở tính lương và các chế độ.
b) “Timekeeping” means the recording of an employee's actual presence and working time as the basis for calculating wages and benefits.

c) “Làm thêm giờ” là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.
c) “Overtime” means the working time outside the normal working hours prescribed by law, the collective labor agreement or the internal labor regulations.

d) “Giờ làm việc ban đêm” được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau.
d) “Night working hours” are counted from 10:00 p.m. to 6:00 a.m. of the following day.

CHƯƠNG II. THỜI GIỜ LÀM VIỆC
CHAPTER II. WORKING HOURS

Điều 4. Thời giờ làm việc bình thường
Article 4. Normal working hours

1. Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong một ngày và không quá 48 giờ trong một tuần. Công ty khuyến khích áp dụng tuần làm việc 40–44 giờ khi điều kiện sản xuất cho phép.
1. Normal working hours shall not exceed 08 hours per day and 48 hours per week. The Company encourages the application of a 40–44 hour working week where production conditions permit.

2. Đối với công việc tổ chức theo ca, thời giờ làm việc của mỗi ca không quá 08 giờ; trường hợp làm việc theo ca liên tục, người lao động được nghỉ giữa giờ tính vào giờ làm việc. Thời gian làm việc, giờ bắt đầu và kết thúc từng ca do Công ty thông báo và niêm yết.
2. For shift-based work, the working time of each shift shall not exceed 08 hours; in the case of continuous shift work, employees are entitled to a mid-shift break counted as working time. The working time and the start and end of each shift shall be notified and posted by the Company.

3. Đối với người lao động làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, thời giờ làm việc được rút ngắn theo quy định của pháp luật.
3. For employees performing especially heavy, hazardous or dangerous occupations or jobs, working hours shall be shortened in accordance with law.

Điều 5. Thời gian được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương
Article 5. Time counted as paid working time

Các khoảng thời gian sau được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương theo quy định: nghỉ giữa giờ; nghỉ giải lao theo tính chất công việc; nghỉ cần thiết trong quá trình làm việc đã được tính trong định mức; thời gian hội họp, học tập, huấn luyện do yêu cầu của Công ty; thời gian ngừng việc không do lỗi của người lao động; và các thời gian khác theo quy định của pháp luật.
The following periods are counted as paid working time as prescribed: mid-shift breaks; breaks due to the nature of the work; necessary breaks during work already included in the norms; time for meetings, study and training required by the Company; downtime not attributable to the employee's fault; and other periods prescribed by law.

CHƯƠNG III. CHẤM CÔNG
CHAPTER III. TIMEKEEPING

Điều 6. Phương thức chấm công
Article 6. Timekeeping methods

1. Người lao động chấm công khi vào và khi ra khỏi nơi làm việc bằng hình thức do Công ty quy định (quẹt thẻ, vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc phần mềm chấm công). Mỗi người lao động tự thực hiện chấm công của mình; nghiêm cấm chấm công hộ.
1. Employees shall clock in and out of the workplace using the method prescribed by the Company (card swipe, fingerprint, facial recognition or timekeeping software). Each employee shall clock in and out personally; clocking in or out on behalf of another person is strictly prohibited.

2. Dữ liệu chấm công là căn cứ chính để tính công, tính lương. Trường hợp thiết bị chấm công gặp sự cố, bộ phận quản lý trực tiếp lập xác nhận công thay thế theo quy trình của Công ty.
2. Timekeeping data is the primary basis for calculating working days and wages. Where the timekeeping device malfunctions, the direct management unit shall prepare a substitute attendance confirmation under the Company's procedure.

Điều 7. Đi trễ, về sớm, quên chấm công
Article 7. Late arrival, early departure and missed clocking

1. Người lao động phải có mặt và bắt đầu làm việc đúng giờ. Việc đi trễ, về sớm không có lý do chính đáng bị xem là vi phạm chuyên cần và được xử lý theo Nội quy lao động; thời gian đi trễ, về sớm có thể bị trừ vào thời giờ làm việc được hưởng lương.
1. Employees must be present and start work on time. Late arrival or early departure without a legitimate reason is considered a breach of attendance and shall be handled under the Internal Labor Regulations; the time of late arrival or early departure may be deducted from paid working time.

2. Trường hợp quên chấm công, người lao động phải giải trình và được người quản lý trực tiếp xác nhận trong thời hạn quy định; quá thời hạn mà không có xác nhận hợp lệ thì buổi/ngày đó có thể không được tính công.
2. In the case of missed clocking, the employee must provide an explanation confirmed by the direct manager within the prescribed time limit; failing a valid confirmation within that time, that session/day may not be counted for attendance.

Điều 8. Chấm công khi công tác, đào tạo, hội họp
Article 8. Timekeeping during business trips, training and meetings

Thời gian đi công tác, đào tạo, hội họp theo yêu cầu của Công ty được tính là thời giờ làm việc và được xác nhận bằng quyết định/giấy cử đi hoặc lịch công tác. Người lao động có trách nhiệm khai báo và nộp chứng từ theo quy định.
Time spent on business trips, training and meetings required by the Company is counted as working time and confirmed by an assignment decision/letter or a business-trip schedule. Employees are responsible for reporting and submitting supporting documents as prescribed.

CHƯƠNG IV. THỜI GIỜ NGHỈ NGƠI VÀ NGÀY NGHỈ
CHAPTER IV. REST PERIODS AND DAYS OFF

Điều 9. Nghỉ trong giờ làm việc và nghỉ chuyển ca
Article 9. In-shift breaks and inter-shift rest

1. Người lao động làm việc theo thời giờ làm việc bình thường từ 06 giờ trở lên trong một ngày được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục; làm việc ban đêm được nghỉ giữa giờ ít nhất 45 phút liên tục. Người làm việc theo ca được nghỉ giữa giờ tính vào giờ làm việc.
1. Employees working normal hours of 06 hours or more in a day are entitled to a continuous mid-shift break of at least 30 minutes; those working at night are entitled to a continuous break of at least 45 minutes. Shift workers' mid-shift breaks are counted as working time.

2. Người lao động làm việc theo ca được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc khác.
2. Shift workers are entitled to a rest of at least 12 hours before moving to another shift.

Điều 10. Nghỉ hằng tuần
Article 10. Weekly rest

Mỗi tuần, người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục. Trường hợp do chu kỳ sản xuất không thể nghỉ hằng tuần thì Công ty bảo đảm cho người lao động được nghỉ tính bình quân ít nhất 04 ngày trong một tháng.
Each week, employees are entitled to a continuous rest of at least 24 hours. Where, due to the production cycle, weekly rest cannot be arranged, the Company shall ensure employees have on average at least 04 days off per month.

Điều 11. Nghỉ lễ, tết
Article 11. Public holidays and Tet

Người lao động được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương trong các ngày lễ, tết theo quy định của Bộ luật Lao động (Tết Dương lịch; Tết Âm lịch; Ngày Chiến thắng 30/4; Ngày Quốc tế lao động 01/5; Quốc khánh 02/9 và một ngày liền kề; Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 10/3 âm lịch). Lao động là người nước ngoài được nghỉ thêm 01 ngày Tết cổ truyền và 01 ngày Quốc khánh của nước họ.
Employees are entitled to fully-paid days off on public holidays and Tet as prescribed by the Labor Code (Gregorian New Year; Lunar New Year; Victory Day 30 April; International Labor Day 1 May; National Day 2 September and one adjacent day; Hung Kings Commemoration Day, 10th day of the 3rd lunar month). Foreign employees are additionally entitled to 01 traditional New Year day and 01 National Day of their country.

Điều 12. Nghỉ hằng năm (phép năm)
Article 12. Annual leave

1. Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho Công ty được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương: 12 ngày đối với công việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày đối với người chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; 16 ngày đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
1. Employees who have worked 12 full months for the Company are entitled to fully-paid annual leave: 12 days for work under normal conditions; 14 days for minors, persons with disabilities and those doing heavy, hazardous or dangerous work; 16 days for those doing especially heavy, hazardous or dangerous work.

2. Cứ đủ 05 năm làm việc cho Công ty, số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm 01 ngày. Người làm việc chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
2. For every 05 full years of work for the Company, the number of annual leave days increases by 01 day. For employees with less than 12 months of service, annual leave is calculated in proportion to the number of months worked.

3. Công ty có quyền quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và thông báo trước; khuyến khích người lao động sử dụng hết phép trong năm. Việc thanh toán tiền cho những ngày phép chưa nghỉ thực hiện theo quy định của pháp luật khi chấm dứt hợp đồng lao động.
3. The Company may set the annual leave schedule after consulting employees and giving prior notice; employees are encouraged to use up their leave within the year. Payment for untaken leave days shall follow the law upon termination of the labor contract.

Điều 13. Nghỉ việc riêng có hưởng lương và không hưởng lương
Article 13. Personal leave with and without pay

1. Người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương và phải thông báo cho Công ty trong các trường hợp: kết hôn (03 ngày); con đẻ, con nuôi kết hôn (01 ngày); cha/mẹ đẻ, cha/mẹ nuôi, cha/mẹ vợ hoặc chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi chết (03 ngày).
1. Employees are entitled to fully-paid personal leave, subject to notifying the Company, in the following cases: their own marriage (03 days); marriage of their biological or adopted child (01 day); death of their biological or adoptive parent, parent-in-law, spouse, or biological or adopted child (03 days).

2. Người lao động được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo khi ông/bà nội, ngoại, anh/chị/em ruột chết; cha/mẹ kết hôn; anh/chị/em ruột kết hôn. Ngoài ra, người lao động có thể thỏa thuận với Công ty để nghỉ không hưởng lương.
2. Employees are entitled to 01 day of unpaid leave, subject to notice, upon the death of a grandparent or sibling; the marriage of a parent; or the marriage of a sibling. In addition, employees may agree with the Company on unpaid leave.

… (Nội dung đầy đủ có trong bộ file bạn nhận được sau khi đặt mua.)

Bạn nhận được gì?

Sau khi đặt mua, bạn nhận được qua email bộ 03 file Word (.docx) của mẫu Quy chế chấm công, nghỉ phép và làm thêm giờ:

• Bản tiếng Việt — khoảng 3,264 từ.
• Bản tiếng Anh — khoảng 2,495 từ.
• Bản song ngữ Việt – Anh — trình bày lần lượt từng đoạn tiếng Việt kèm bản tiếng Anh, tổng khoảng 5,759 từ, thuận tiện đối chiếu.

Các mẫu quy chế, nội bộ song ngữ khác

Tham khảo thêm bộ mẫu quy chế nội bộ doanh nghiệp song ngữ Việt – Anh của Dịch Thuật SMS:

• Mẫu Nội quy lao động song ngữ Việt – Anh
• Mẫu Quy chế an toàn, vệ sinh lao động và PCCC song ngữ Việt – Anh
• Mẫu Quy chế phòng, chống quấy rối tình dục song ngữ Việt – Anh
• Mẫu Quy chế nội bộ về quản trị công ty song ngữ Việt – Anh

Cần dịch tài liệu nội bộ theo yêu cầu?

Ngoài các mẫu có sẵn, Dịch Thuật SMS nhận biên soạn và dịch thuật điều lệ, nội quy và quy chế quản trị công ty song ngữ theo đặc thù từng doanh nghiệp.

Liên hệ Dịch Thuật SMS

• Hotline/Zalo: 0934 436 040
• Email: baogia@dichthuatsms.com
• Bấm vào đây để gửi yêu cầu báo giá.