Quản lý Variation trong FIDIC để được thanh toán cho công việc phát sinh

Quản lý thay đổi (Variations) trong FIDIC: Làm sao để được thanh toán cho các công việc phát sinh?

Trong xây dựng, hằng số duy nhất là “sự thay đổi”. Hiếm có dự án nào kết thúc đúng y hệt như bản vẽ ban đầu. Thay đổi (Variation) có thể là cơ hội để Nhà thầu tăng doanh thu, nhưng cũng có thể là cái bẫy dẫn đến tranh chấp triền miên nếu không được quản lý đúng quy trình.

Điều khoản 13 [Variations and Adjustments] trong FIDIC được thiết kế để quản lý việc này. Tuy nhiên, sự nhầm lẫn giữa Thay đổi (Variation) và Khiếu nại (Claim) là lỗi phổ biến nhất khiến Nhà thầu bị từ chối thanh toán.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình chuẩn để quản lý các phát sinh, cách định giá lại đơn giá, và đặc biệt là kỹ thuật “Value Engineering” (Kỹ thuật giá trị) để chia sẻ lợi ích với Chủ đầu tư.

1. Variation là gì? Khác gì với Claim?

• Variation (Thay đổi): Là sự thay đổi phạm vi công việc, chất lượng, số lượng… do Chủ đầu tư (hoặc Nhà tư vấn) chỉ thị. Ví dụ: Đổi gạch lát nền từ loại A sang loại B, thêm một bức tường ngăn. Đây là quyền của Chủ đầu tư, và Nhà thầu bắt buộc phải thực hiện (trừ vài ngoại lệ).
• Claim (Khiếu nại): Là yêu cầu thanh toán/gia hạn do một sự kiện rủi ro hoặc vi phạm hợp đồng gây ra. Ví dụ: Mưa bão làm hỏng đường, chậm bàn giao mặt bằng.

Để phân biệt rõ, bạn cần đọc kỹ định nghĩa tại Điều khoản 13 trong [Bản dịch Red Book 1999 song ngữ ] hoặc [Bản dịch Yellow Book 1999 song ngữ ].

2. Quy trình kích hoạt một Variation

Có 3 cách để một Variation ra đời trong FIDIC:

Cách 1: Chỉ thị trực tiếp (Instruction) – Phổ biến nhất

Nhà tư vấn ra một văn bản (Instruction) yêu cầu thay đổi. Nhà thầu phải làm ngay. Việc định giá sẽ tính sau.

Lưu ý: Luôn yêu cầu chỉ thị bằng văn bản! Lời nói gió bay không phải là căn cứ thanh toán.

Cách 2: Yêu cầu Đề xuất (Request for Proposal – RFP)

Nhà tư vấn hỏi: “Nếu tôi muốn đổi cái này, giá và tiến độ sẽ thay đổi thế nào?”. Nhà thầu nộp đề xuất. Nhà tư vấn xem xét rồi mới quyết định có làm hay không.

Lưu ý: Đừng vội thi công khi mới chỉ ở bước này.

Cách 3: Value Engineering (Kỹ thuật định giá trị) – Cơ hội vàng cho Nhà thầu

Được quy định tại Điều khoản 13.2. Nhà thầu chủ động đề xuất thay đổi để:

• Tăng tốc độ thi công.
• Giảm chi phí cho Chủ đầu tư.
• Tăng hiệu quả vận hành.

Nếu được chấp thuận, khoản tiết kiệm được sẽ được chia sẻ cho Nhà thầu (thường là 50% số tiền tiết kiệm được trong Red Book). Đây là động lực lớn để Nhà thầu sáng tạo.

3. Nguyên tắc Định giá (Valuation)

Khi có Variation, đơn giá nào sẽ được áp dụng?

FIDIC (đặc biệt là Red Book) đưa ra nguyên tắc phân tầng:

1. Dùng đơn giá trong Hợp đồng (BOQ): Nếu công việc tương tự và điều kiện thi công tương tự.
2. Dùng đơn giá điều chỉnh: Nếu công việc tương tự nhưng số lượng thay đổi quá lớn (thường là >10% hoặc >25% tùy phiên bản), hoặc điều kiện thi công thay đổi, đơn giá sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.
3. Dùng đơn giá mới (New Rate): Dựa trên chi phí thực tế + lãi (Cost Plus Profit) nếu không có đơn giá nào tham chiếu được.

Để bảo vệ mình trong quá trình định giá này, Nhà thầu cần lưu giữ nhật ký thi công, hóa đơn vật tư và bảng chấm công chi tiết.

4. Quản lý Variation trong Hợp đồng Thiết kế – Thi công (Yellow/Silver Book)

Với [Bản dịch Yellow Book 2017 song ngữ ] hoặc [Bản dịch Silver Book 2017 song ngữ ], vấn đề phức tạp hơn.

Vì Nhà thầu chịu trách nhiệm thiết kế, nên nếu Nhà thầu phải thay đổi thiết kế để sửa lỗi của mình, đó không phải là Variation.

Variation chỉ xảy ra khi Chủ đầu tư thay đổi “Yêu cầu của Chủ đầu tư” (Employer’s Requirements).

Ví dụ: Chủ đầu tư yêu cầu nhà máy công suất 100MW. Nhà thầu thiết kế ra cái máy, sau đó thấy máy yếu quá phải lắp thêm bơm. -> Chi phí Nhà thầu chịu.

Nhưng nếu Chủ đầu tư đổi ý muốn nâng lên 120MW -> Đó là Variation. Nhà thầu được tính tiền.

5. Kết luận

Quản lý Variation là kỹ năng sống còn của kỹ sư QS (Quantity Surveyor) và Quản lý thương mại. Một hệ thống quản lý thay đổi tốt sẽ biến các phát sinh thành lợi nhuận. Ngược lại, sự lỏng lẻo sẽ khiến bạn làm không công.

Hãy trang bị ngay các biểu mẫu và quy trình chuẩn từ các bản dịch FIDIC để chuyên nghiệp hóa công tác này:

• Cho dự án thi công: [Bản dịch Red Book 1999 song ngữ ].
• Cho dự án EPC: [Bản dịch Silver Book 2017 song ngữ ].
• Dịch vụ hỗ trợ tính toán claim/variation: [Bảng giá dịch vụ soạn hợp đồng song ngữ ].

---

Kho dữ liệu bản dịch FIDIC song ngữ tổng hợp

Quý khách có thể xem và tải vềtài liệu từ Kho bản dịch FIDIC song ngữ có sẵn để phục vụ cho công tác nghiên cứu và làm thầu.

Dịch vụ dịch thuật và biên soạn hợp đồng xây dựng

Nếu bạn cần một hợp đồng được “may đo” riêng cho dự án, đảm bảo chặt chẽ về pháp lý và ngôn ngữ, hãy tham khảo dịch vụ của chúng tôi: Bảng giá dịch vụ soạn hợp đồng song ngữ

Dịch Thuật SMS là công ty có dịch vụ dịch hợp đồng tiếng Anh chuyên nghiệp hàng đầu. Ngoài ra chúng tôi còn nhận dịch hợp đồng tiếng Trung, Nhật, Hàn… trong lĩnh vực xây dựng. Liên hệ ngay để được báo giá:

• gọi ngay 0934436040 (có hỗ trợ Zalo/Viber)
• email: baogia@dichthuatsms.com
• hoặc bấm vào đây để gửi yêu cầu báo giá trực tuyến.