Bản dịch Sổ tay chất lượng (Quality manual) song ngữ Anh Việt

ABC CO., LTD	Số quản lý: ISO/STCL - 001
Ngày ban hành: 1/12/20XX 
Lần ban hành/sửa đổi: 01/00
SỔ TAY CHẤT LƯỢNG	Thừa Nhận	Xác Nhận	Tác Thành
	


CÔNG  TY  TNHH  ABC
Lô ....., ĐƯỜNG LONG HẬU, KCN LONG HẬU
HUYỆN CẦN GIUỘC, TỈNH LONG AN 
Điện thoại: .................

 
ABC CO., LTD	Control number: ISO/STCL - 001
Issued date: 1/12/20XX 
Issuance/Revision: 01/00
QUALITY MANUAL	Acknowledgement	Confirmation	Issuance
	


ABC CO., LTD
LOT ....., LONG HAU STREET, LONG HAU INDUSTRIAL ZONE,
CAN GIUOC DISTRICT, LONG AN PROVINCE 
Tel: .................

 
BẢNG THEO DÕI  NỘI  DUNG SỬA ĐỔI


Stt	Lần sửa đổi	Ngày sửa đổi	Trách nhiệm sửa đổi	Mô tả vắn tắt nội dung sửa đổi
				
				
				
				
				
				
				
				

 
REVISION TRACKING TABLE

No.	Revision	Revision date	Revised by	Summary of revision contents
				
				
				
				
				
				
				
				

 
Mục lục
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY	8
CHAPTER 1: INTRODUCTION	8
CHƯƠNG 2: PHẠM VI ÁP DỤNG	9
CHAPTER 2: SCOPE OF APPLICATION	9
1.	Phạm vi:	9
1.    Scope:	9
2.	Loại trừ:	9
2.   Exclusion:	9
CHƯƠNG 3: TIÊU CHUẨN THAM KHẢO	11
CHAPTER 3: REFERENCE STANDARDS	11
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG	12
CHAPTER 4: QUALITY MANAGEMENT SYSTEM	12
4.1 Các yêu cầu chung:	12
4.1 General requirements:	12
4.2　Yêu cầu về hệ thống tài liệu	12
4.2　Documentation requirements	13
4.2.2 Sổ tay chất lượng	13
4.2.2 Quality manual	13
4.2.3　Kiểm soát tài liệu:	15
4.2.3　Documentation control:	15
4.2.4　Kiểm soát hồ sơ	18
4.2.4　Record control	18
CHƯƠNG 5: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO	21
CHAPTER 5: MANAGEMENT RESPONSIBILITIES	21
5.1 Cam kết của lãnh đạo	21
5.1 Management commitments	21
5.2 	Hướng vào khách hàng:	21
5.2 	Customer-oriented:	22
5.3  Chính sách chất lượng:	22
5.3  Quality policies:	22
5.4  Hoạch định:	22
5.4.1  Mục tiêu chất lượng	22
5.4  Planning:	23
5.4.1  Quality objectives	23
5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng:	23
5.4.2 Planning of the quality management system:	23
5.5	Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin:	24
5.5	Authorities, responsibilities and communication:	24
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY	24
COMPANY’S ORGANIZATIONAL CHART	24
5.5.1  Trách nhiệm và quyền hạn:	24
5.5.1  Authorities and responsibilities:	24
5.5.2  Đại diện lãnh đạo:	25
5.5.2  Management representative:	26
5.5.3 Thông tin nội bộ:	29
5.5.3 Internal communication:	30
5.6  Xem xét của lãnh đạo:	30
5.6  Management review:	31
CHƯƠNG 6: QUẢN LÝ NGUỒN LỰC	32
CHAPTER 6: RESOURCE MANAGEMENT	32
6.1  Cung cấp nguồn lực:	32
6.1  Resource supply:	32
6.2   Nguồn nhân lực:	32
6.2   Human resources:	32
6.3   Cơ sở hạ tầng:	32
6.3   Infrastructures:	32
6.4   Môi trường làm việc:	33
6.4   Work environment:	33
CHƯƠNG 7: TẠO SẢN PHẨM	34
CHAPTER 7: PRODUCT REALIZATION	34
7.1  Hoạch định việc tạo sản phẩm:	34
7.1  Planning of product realization:	34
7.2  Các quá trình liên quan đến khách hàng:	35
7.2  Customer-related processes:	35
7.3 	Thiết kế và phát triển:	35
7.3 	Design and development:	35
7.4	Thêm vào giỏ hàng:	35
7.4	Purchasing:	35
7.5  Sản xuất và cung cấp dịch vụ:	35
7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ:	35
7.5  Production and supply of services:	36
7.5.1 Control of production and supply of services:	36
7.5.2  Xác nhận giá trị sử dụng:	36
7.5.2  Verification of usable value:	36
7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc:	36
7.5.4 	Tài sản của khách hàng:	36
7.5.4 	Customer property:	37
7.5.5 	Bảo toàn sản phẩm:	37
7.5.5 	Product maintenance:	37
7.6   Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường:	37
7.6   Control of monitoring and measuring equipment:	37
CHƯƠNG 8: ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH VÀ CẢI TIẾN	38
CHAPTER 8: MEASUREMENT, ANALYSIS AND IMPROVEMENT	38
8.1  Khái quát:	38
8.1  General:	38
8.2  Theo dõi và Đo lường:	38
8.2.1  Sự thỏa mãn của khách hàng:	38
8.2  Monitoring and Measurement:	38
8.2.1  Customer satisfaction:	38
8.2.2 	Đánh giá nội bộ:	39
8.2.2 	Internal assessment:	39
8.2.3 	Theo dõi và Đo lường các quá trình:	39
8.2.3 	Monitoring and measurement of processes:	39
8.2.4 	Theo dõi và đo lường sản phẩm:	39
8.2.4 	Monitoring and measurement of products:	40
8.3   Kiểm soát sản phẩm không phù hợp	40
8.3   Control of non-conformity	40
8.4   Phân tích dữ liệu:	40
8.4   Data analysis:	41
8.5 Cải tiến:	41
8.5.1 	Cải tiến thường xuyên:	41
8.5 Improvements:	41
8.5.1 	Regular improvements:	41
8.5.2 	Hành động khắc phục:	41
8.5.2 	Corrective actions:	41
8.5.3 	Hành động phòng ngừa:	42
8.5.3 	Preventive actions:	42
PHỤ LỤC 1: TRÌNH TỰ VÀ MỐI TƯƠNG TÁC CỦA CÁC QUÁ TRÌNH	43
APPENDIX 1:	43


 
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
CHAPTER 1: INTRODUCTION

- Tên Công ty	: ABC
- Địa chỉ	: Lô ....., Khu công nghiệp Long Hậu, Huyện Cần Giuộc, Tỉnh Long An
- Điện thoại	:  .................
- Fax	: .................
- Company name: ABC  
- Location	: Lot ....., Long Hau Industrial Zone, Can Giuoc District, Long An Province 
- Tel	:  .................
- Fax	: .................
1. Sự hình thành Công ty 
 
- Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận đầu tư số: .................
- Đại diện bởi Ông .................
- Sinh ngày 30/10/1989
- Quốc tịch Việt Nam
- Với Tổng vốn đầu tư: 90 000 000 000 (chín mươi tỷ) đồng VN.
 Tương đương 4.000.000 (bốn triệu) đô la Mỹ. 
1. Company formation
 
- The Company was established in accordance with the Investment Certificate No. .................
- Representative: Mr. .................
- Date of birth: October 30th, 1989
- Nationality: Vietnamese
- Total investment capital: VND90,000,000,000 (ninety billion Vietnamese dongs).
 Equivalent to USD4,000,000 (four million US dollars). 
2. Lĩnh vực hoạt động:

-	Gia công lắp ráp các linh kiện sản phẩm cáp quang phục vụ cho ngành công nghiệp viễn thông.
2. Business area:

-	Processing and assembling fiber optic product components to serve the telecommunications industry. 
CHƯƠNG 2: PHẠM VI ÁP DỤNG
CHAPTER 2: SCOPE OF APPLICATION


-	Sổ tay chất lượng này nhằm xác định và mô tả Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty theo yêu cầu của ISO 9001:2015.  

-	Trong sổ tay này cũng mô tả trách nhiệm–quyền hạn của các cán bộ quản lý và nhân viên đối với chất lượng, cách thức đáp ứng của Công ty đối với các yêu cầu của ISO 9001:2015 và cách thức đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

-	This Quality Manual identifies and details the Company’s Quality Management System in accordance with the requirements of ISO 9001:2015.  

-	The following contents are also defined in this Quality Manual, including: authorities and responsibilities of management personnel and employees in terms of quality and the Company’s fulfilment of the requirements of ISO 9001:2015 and customers.     

1.	Phạm vi:

-	Hệ thống quản lý chất lượng được mô tả trong Sổ tay chất lượng này được xây dựng và áp dụng tại Công ty TNHH ABC, tại Lô ....., khu công nghiệp Long Hậu, Tỉnh Long An.
-	Hệ thống quản lý chất lượng được mô tả trong sổ tay chất lượng này được xây dựng và áp dụng cho các hoạt động gia công lắp ráp các linh kiện, sản phẩm đầu nối bằng cáp quang phục vụ cho ngành viễn thông.
1.    Scope:

-	The Quality Management System described in this Quality Manual has been developed and applied in ABC Co., Ltd. located at Lot ....., Long Hau Industrial Zone, Long An Province.
-	The Quality Management System described in this Quality Manual has been developed and applied during processing and assembling fiber optic components and connectors to serve the telecomunications industry. 

2.	Loại trừ:

Hiện tại công ty TNHH ABC sản xuất sản phẩm theo yêu cầu khách hàng vì thế không có quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm (Điều khoản 7.3). Quá trình tạo sản phẩm của công ty luôn kiểm soát được kết quả vì thế không áp dụng điều khoản (7.5.2). Ngay khi có phát sinh những hoạt động trên tại công ty TNHH ABC chúng tôi cam kết sẽ kiểm soát nhằm đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. 
2.   Exclusion:

As a matter of fact, ABC Co., Ltd. currently engages in custom-made manufacture. As a result, the product design and development phase is unavailable (Article 7.3). Additionally, the strict and consistent control of the product realization phase is thoroughly ensured. Therefore, article (7.5.2) shall not be applied. Nevertheless, we are committed to perform control activities to meet the requirements of ISO 9001:2015 quality management system, in case such phases ever occur at ABC Co., Ltd.    

 
CHƯƠNG 3: TIÊU CHUẨN THAM KHẢO
CHAPTER 3: REFERENCE STANDARDS


-	TCVN ISO 9001:2015: Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.
-	TCVN ISO 9000:2005: Cơ sở thuật ngữ –Từ Vựng 
-	TCVN ISO 9004:2000: Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến.
-	TCVN ISO 19011:2002: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng/Môi trường.


-	TCVN ISO 9001:2015: Quality Management System – Requirements.
-	TCVN ISO 9000:2005: Terminology – Vocabulary Basis 
-	TCVN ISO 9004:2000: Quality Management System – Guidelines on Improvement.
-	TCVN ISO 19011:2002: Guidelines on the Assessment of Quality Management System/Environment.
 
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
CHAPTER 4: QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
4.1 Các yêu cầu chung:
Công ty cam kết xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực theo các yêu cầu của ISO 9001:2015.
Việc áp dụng và tuân thủ tiêu chuẩn được thực hiện bằng cách:
a)	Nhận biết các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ Công ty (Xem phần phụ lục 1);
b)	Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này (Xem phần phụ lục 2);
c)	Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực;
d)	Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình này;
e)	Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình này
f)	Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này.
Các quá trình được quản lý tuân thủ theo các yêu cầu của ISO 9001:2015.

4.1 General requirements:
The Company is committed to develop, issue documents, implement and maintain the Quality Management System as well as enhance the validity of ISO 9001:2015 requirements on a regular basis.
The application and conformity with the standards are achieved in the following ways:
a)	Identify necessary processes within the quality management system and apply such processes to the entire Company (see Appendix 1);
b)	Determine the procedures and relationship of such processes (see Appendix 2);
c)	Determine necessary standards and methods to ensure valid operation and control of such processes;
d)	Ensure the availability of necessary resources and information to support the operation and supervision of such processes;
e)	Measure, monitor and analyze such processes;
f)	Perform necessary actions to achieve the expected results and constantly improve such processes.
The processes are managed in accordance with the requirements of ISO 9001:2015.
4.2　Yêu cầu về hệ thống tài liệu
4.2.1　Khái quát
     （1）Mục đích
             Công ty phải thiết lập và duy trì những tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm những tài liệu sau.
a)	Các văn bản công bố về chính sách chất lượng 『5.3 chính sách chất lượng』, mục tiêu chất lượng 『5.4.1 mục tiêu chất lượng 』
b)	Sổ tay chất lượng
c)	Các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn này （4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2, 8.5.3）
d)	Các tài liệu được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức.  Biểu thị trong 「Sổ cái quản lý tài liệu chất lượng」
e)	Các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này. Biểu thị trong 「Sổ cái quản lý hồ sơ chất lượng」。
4.2　Documentation requirements
4.2.1　General
     （1）Purposes
The Company shall establish and maintain documents of the quality management system, including:
a)	Publications on quality policies 『5.3 quality policies』 and quality objectives 『5.4.1 quality objectives 』 
b)	Quality manual
c)	Written procedures in accordance with the requirements of this standard (4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2, 8.5.3)
d)	Documents deemed necessary to ensure valid planning, operation and control of the organization’s processes as shown in the 「Primary book of quality documentation management」
e)	Records that conform with the requirements of this standard as shown in the 「Primary book of quality record management」。
4.2.2 Sổ tay chất lượng
     （1）Mục đích
           Công ty phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng xem như là tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng.
4.2.2 Quality manual
     （1）Purposes
The Company shall establish and maintain the quality manual as a document of the quality management system.

     （2）Trách nhiệm
          Quy định trong Biểu 4.2.1（b）
     （2）Responsibilities
          As stipulated in Schedule 4.2.1（b）

    （3）Trình tự
Công ty phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm những nội dung bên dưới. Bản gốc thì người chịu trách nhiệm quản lý sẽ quản lý 1 bộ trên kệ quản lý tài liệu. Vả lại, việc phân phối bản quản lý thì biểu thị trên bìa của sổ tay chất lượng này, người chịu trách nhiệm quản lý phân phối là người chịu trách nhiệm quản lý. Trường hợp phát sinh sửa đổi sổ tay chất lượng thì người chịu trách nhiệm quản lý sẽ trực tiếp đổi phiên bản cũ với bản mới nhất hoặc đưa trao tay sau khi đã xác nhận thấy có đóng mộc đỏ “phiên bản cũ” ở sổ tay chất lượng cũ. Phải triệt để phổ biết sự thay đổi cho toàn bộ nhân viên biết thông qua 「Bảng thông báo」 của công ty.
a)	Phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Biểu thị ở 『1.2 Áp dụng』
b)	Các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty.Theo các yêu cầu nêu trong  「4.2.1」
c)	Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng (tham khảo ở cuối cuốn sổ tay chất lượng này 「Sơ đồ hệ thống đảm bảo chất lượng」

Hệ thống tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng được qui định theo hình dưới

　　　　　　　　　　　　 	Tài liệu cấp 1　　　　　Sổ tay chất lượng

                                      	Tài liệu cấp 2　	Bản tiêu chuẩn, tài liệu bên ngoài, bản kế hoạch, sổ cái
                         		 Tài liệu cấp 3　	Bản tiêu chuẩn thao tác, Flowchart  quá trình, 
                 					                     
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　	 　Hồ sơ	Control plan, bản tiêu chuẩn kiểm tra, bản ghi chép


Công ty phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng xem như là tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
    （3）Procedures
The Company shall establish and maintain the quality manual with the following contents. The original manual shall be placed on the documentation management shelf and managed by the person-in-charge. The distribution of such version shall be clearly displayed on the quality manual’s cover. As a matter of fact, the person in charge of distribution shall be responsible for management. In terms of revisions, the person-in-charge shall directly exchange the versions or manually hand in the previous quality manual upon the confirmation of the red seal that reads “old version” stamped on it. Such revisions shall be thoroughly communicated to all employees through the Company’s 「Noticeboard」.  
a)	Scope of application of the quality management system as shown in 『1.2 Application』
b)	Written procedures for the quality management system in accordance with the requirements in 「4.2.1」
c)	Description of the relationship of processes within the quality management system (see the 「Diagram of Quality Assurance System」 at the end of this manual)  

The documentation system within the quality management system is demonstrated below


　　　　　　　				Level 1 documentation　　　　　　　　　           Quality manual

               			   Level 2 documentation　　　Standard form, external materials, plans, primary books
    				  Level 3 documentation　Operational standard form, Process flowchart,
                 					                     
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Records	Control plan, Examination standard form, Records

The Company shall establish and maintain the quality manual as a document of the quality management system.

4.2.3　Kiểm soát tài liệu:
（1）Mục đích 
Trình tự kiểm soát các tài liệu cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng thì theo những điều ghi bên dưới。Hơn nữa, hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu nêu trong 『4.2.4 Kiểm soát hồ sơ』
4.2.3　Documentation control:
（1）Purposes 
The procedures for control of necessary documents of the quality management system shall conform with the provisions below. In fact, quality record is a unique document that needs to be under control in accordance with the requirements in 『4.2.4 Record control』

（2）Trách nhiệm
Người tác thành, người xác nhận và người phê duyệt của các loại tài liệu (nội dung mô tả) được biểu thị trong 「Sổ cái quản lý tài liệu chất lượng」. Việc quản lý duy trì Form（mẫu ghi chép）thì người chịu trách nhiệm quản lý sẽ tâp hợp lại thành 1 list liệt kê rồi quản lý.
（2）Responsibilities
The issuer, confirmer and approver of the documents (description) are shown in the 「Primary book of quality documentation management」. The person in charge of management and maintenance of the Forms （written templates） shall consolidate them into one single list suitable for management.

（3）Trình tự
Qui định trình tự kiểm soát tài liệu theo bên dưới
•	Phương pháp tác thành, xác nhận và phê duyệt tài liệu thì qui định ở mục (2) ở trên.
•	Người phê duyệt tài liệu tương ứng được chỉ định trong 「Sổ cái quản lý tài liệu chất lượng」phải tiến hành xem xét và thay đổi tài liệu kịp thời。Vả lại, xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu. Người phê duyệt lại phải giống người phê duyệt trước đây. Hơn nữa 「Sổ cái quản lý dụng cụ đo」thì Trưởng phòng quản lý chất lượng sẽ quản lý trên máy vi tính, 
a)	Sử dụng list liệt kê các danh mục tài liệu và lý lịch ban hành sửa đổi đính kèm để đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu, ghi rõ số tài liệu và ngày tháng ban hành sửa đổi, về sổ tay chất lượng thì tiến hành nhận biết phiên bản mới nhất bằng cách so sánh số phiên bản ghi trên「Sổ cái quản lý tài liệu chất lượng」và lý lịch ban hành sửa đổi trong sổ tay chất lượng.
b)	Người chịu trách nhiệm quản lý phải quản lý tài liệu sao cho đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng bằng cách 「làm thành cuốn」chẳng hạn.Vả lại, những Form in ra từ máy chủ thì nếu quản lý được  「thành cuốn」 thì in ra rồi sử dụng cũng được.
c)	Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết, phương pháp nhận biết thì biểu thị trong「Sổ cái quản lý tài liệu chất lượng」
•	Bản gốc và bản quản lý thì theo lý lịch ban hành sửa đổi (File lưu bản gốc thì nhận biết bằng cách ghi chữ  “bản gốc”)
•	Bản cũ thì xé bỏ đi, trường hợp giữ lại với mục đích tham khảo thì đóng mộc đỏ “phiên bản cũ” rồi sử dụng
•	Tài liệu phải đính kèm lý lịch ban hành sửa nhưng những tài liệu trở thành hồ sơ đưa cho người thứ 2, người thứ 3 thì không bắt phải đính kèm lý lịch ban hành sửa đổi đó.
•	Phương pháp nhận biết, phân phối tài liệu bên ngoài thì theo như dưới đây. Những bản tiêu chuẩn kỹ thuật nhận từ khách hàng (hướng dẫn công việc của khách hàng) thì phòng quản lý chất lượng sẽ quản lý bản gốc (1 bộ) mới nhất theo lý lịch ban hành sửa đổi và bảo quản trong「kệ quản lý tài liệu」.

d)	Nhận biết tài liệu chất lượng và phương pháp phân phối thì theo như dưới đây.
•	Phiên bản mới nhất của「Bản tiêu chuẩn」của những tài liệu và những loại sổ cái đại biểu như là 「Sổ cái quản lý tài liệu chất lượng」,「Sổ cái quản lý hồ sơ chất lượng」 thì quản lý phiên bản mới nhất theo lý lịch ban hành sửa đổi đính kèm, phân phối thì biểu thị trên bìa, người chịu trách nhiệm quản lý phân phối  là người chịu trách nhiệm quản lý.
•	Bản quản lý được tạo cho mỗi loại sản phẩm chẳng hạn như 「Flowchart quá trình」, 「Control plan」, 「Bản tiêu chuẩn kiểm tra」thì quản lý phiên bản mới nhất thông qua cột lý lịch ban hành sửa đổi, phân phối thì biểu thị ở cột nơi phân phối. Vả lại, người chịu trách nhiệm quản lý phân phối  là Trưởng phòng quản lý chất lượng
•	Bản mới nhất của 「Bản tiêu chuẩn thao tác」thì quản lý theo cột lý lịch ban hành sửa đổi, phân phối thì làm danh mục đính kèm, người chịu trách nhiệm quản lý phân phối là Trưởng bộ phận phát hành 
•	Ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời. Trường hợp tài liệu đã bỏ thì người chịu trách nhiệm quản lý tài liệu tương ứng sẽ biểu thị trong「Sổ cái quản lý tài liệu chất lượng rồi nhanh chóng xé bỏ đi hoặc phân biệt là tài liệu tham khảo. Những tài liệu bên ngoài đã thay đổi thì người chịu trách nhiệm quản lý phải nhanh chóng thay thế tài liệu mới rồi hủy bỏ tài liệu cũ. Trường hợp sử dụng tài liệu cũ để tham khảo thì đóng mộc đỏ “phiên bản cũ” (nếu là bản vẽ thì đóng mộc “bản vẽ hết hiệu lực” rồi bảo quản để sử dụng cũng được.


Thủ tục quản lý tài liệu số:  ISO/KSTL-001
（3）Procedures
The procedures for documentation control are as follows:
•	The methods of document issuance, confirmation and approval are regulated in section (2) above.
•	The document approver designated in the 「Primary book of quality documentation management」 shall review and revise the documents in a timely manner. Documents that have been reviewed and updated shall be re-approved by the same person. The Head of Quality Management Department shall manage the 「Primary book of measuring equipment management」 on his or her computer,   
a)	The attached list of documents and their revision histories shall be utilized to ensure the identification of current revision status. The document number and revised date shall be clarified. In terms of the quality manual, the latest manual can be identified by comparison between the version number written in the「Primary book of quality documentation management」and revision history in the quality manual.
b)	The person-in-charge shall ensure the availability of the document versions by 「bookbinding」 or by other suitable means. Forms printed from the host computer in the form of 「books」 can be directly used.
c)	The clarity and identification of the documents shall be ensured. The identification methods are shown in the 「Primary book of quality documentation management」.
•	The original and management versions shall conform with the revision history (the words “original version” shall be written on the original file)
•	The old version shall be removed. In case the old versions are kept for reference purposes, the red seal that reads “old version” shall be stamped on such versions.
•	The revision history shall be attached to the documents. However, the attachment of such history is optional, in case the documents are given to other people.
•	The identification and distribution of the external documents shall conform with the regulations below. In terms of technical specifications from customers (customers’ guidelines), the quality management department shall archive 1 (one) latest original in accordance with the revision history and place that version on the documentation management shelf」.  
d)	 The identification and distribution of quality documents shall conform with the following regulations.
•	The latest 「Standard form」, 「Primary book of quality documentation management」 and 「Primary book of quality record management」 shall be managed in accordance with the attached revision histories. Such document distribution shall be clarified on the cover. The person-in-charge shall be responsible for such distribution. 
•	The latest management version of each product such as the 「Process flowchart」, 「Control plan」and 「Examination standard form」 shall be managed through the column of revision histories. Such document distribution shall be clarified on the distribution location column. The Head of Quality Management Department shall be responsible for such distribution.
•	The latest 「Operational standard form」 shall be managed in accordance with the column of revision histories. The attached list shall be established when distributing such documents. The Head of Publication Department shall be responsible for such distribution.  
•	Inadvertent use of old documents shall be prevented. In case of document removal, the person-in-charge shall address such action in the 「Primary book of quality documentation management」 and quickly remove them or transform them into reference materials. In terms of revised external documents, the person-in-charge shall quickly replace them with new documents and remove old documents. In case such documents are kept for reference purposes, the red seal that reads “old version” (or “invalid drawing” in case of drawings) shall be stamped on and preserved for later use.


Procedures for Documentation Management No. ISO/KSTL-001
4.2.4　Kiểm soát hồ sơ
（a） Mục đích
Công ty phải thiết lập và duy trì hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
4.2.4　Record control
（a） Purposes
The Company shall establish and maintain records to demonstrate the conformity with the requirements and valid operation of the quality management system.
（b） Người chịu trách nhiệm
Người chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ thì được biểu thị trong 「Sổ cái quản lý hồ sơ chất lượng」
（b）Person-in-charge
The person in charge of record maintenance is shown in the 「Primary book of quality record management」 

（c）Trình tự
Hồ sơ (bao gồm cả những hồ sơ do khách hàng qui định) phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng.Qui định trình tự hủy bỏ (bao gồm cả xóa bỏ), thời gian lưu trữ, tìm kiếm, bảo vệ, bảo quản và nhận biết hồ sơ rồi duy trì.
1/ Làm sao để nhận biết hồ sơ chất lượng chẳng hạn như tập hợp thành từng File và biểu thị như mục 3) ở bên dưới.
2/ Bảo quản ở trên 「Kệ quản lý hồ sơ chất lượng」 sao cho đảm bảo hồ sơ chất lượng được bảo quản và bảo vệ
3/ Để dễ dàng tìm kiếm hồ sơ chất lượng thì hiển thị rõ tên loại hồ sơ chất lượng（Ví dụ：Ghi trên bìa hoặc ngoài file chẳng hạn như 「hồ sơ ＊＊」）。Vả lại, theo nguyên tắc phương pháp lưu file thì biểu thị trong 「Sổ cái quản lý hồ sơ chất lượng」.
4/  Thời gian lưu trữ của hồ sơ thì ghi trong 「Sổ cái quản lý hồ sơ chất lượng」. Các hồ sơ chất lượng tập hợp theo từng niên độ (năm) kinh doanh, dựa theo niên độ kinh doanh đầu tiên để tính ra ngày lưu trữ và bảo quản trong kỳ hạn tương ứng đó. 
Người chịu trách nhiệm bảo quản tương ứng biểu thị trong 「Sổ cái quản lý hồ sơ chất lượng」thì trong vòng 1 tháng bắt đầu của niên độ kinh doanh kế tiếp sẽ hũy bỏ những hồ sơ chất lượng nào hết kỳ hạn bảo quản của cuối mỗi niên độ kinh doanh nhưng trong trường hợp cần thiết thì qui định thời hạn lưu trữ rồi bảo quản trong kho. Tuy nhiên, những hồ sơ thời hạn lưu trữ chưa hết 1 năm thì tính ngày bảo quản từ ngày đầu của tháng kế tiếp rồi bảo quản trong thời gian tương ứng.

Thời gian lưu trữ hồ sơ: 5 năm

Tài liệu liên quan:
Thủ tục kiểm soát hồ sơ: Số quản lý ISO/KSHS-001
（c）Procedures
Records (including records required by customers) should be clear, easy to identify and use. The self-removal procedures (including deleting), archive duration, search, protection, maintenance and identification shall be regulated.
1/ Identify quality records by consolidation into each File and display as stipulated in section 3) below.
2/ Records shall be maintained on the 「Quality record management shelf」 to ensure the maintenance and protection of such records.
3/ With a view to promoting efficiency in quality record search, such record’s name shall be clearly displayed (i.e. the record’s name shall be displayed on its cover or on the file, for example, 「record ＊＊」）. Furthermore, such name shall be displayed in the 「Primary book of quality record management」 in accordance with the principle of record archive.
4/ The archive duration of each record shall be displayed in the 「Primary book of quality record management」. Such record shall be classified by business year. Based on the initial business year, the archived date and maintenance within that duration shall be directly calculated. 
The person in charge of maintenance shall be displayed in the 「Primary book of quality record management」. During the first month of the following business year, the quality record that exceeds the maintenance duration at the end of each business year shall be removed. In special circumstances, the archive duration can be specifically established thus enabling such record to be maintained in the storage. Nevertheless, the maintenance date of the record whose archive duration has not exceeded one year shall be counted from the first day of the following month. Such record shall be maintained within that corresponding duration.

Archive duration of records: 5 years
Relevant materials:
Procedures for Record Control: Control No. ISO/KSHS-001

 
CHƯƠNG 5: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO
CHAPTER 5: MANAGEMENT RESPONSIBILITIES

5.1 Cam kết của lãnh đạo
Giám Đốc Công ty cam kết xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng và việc cải tiến thường xuyên hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng bằng cách:
a)	Truyền đạt cho toàn thể các thành viên trong Công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu về pháp luật và chế định thông qua các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, các chương trình đào tạo và trong các cuộc họp liên quan đến chất lượng sản phẩm của Công ty
b)	Thiết lập chính sách chất lượng của Công ty
c)	Chỉ đạo các cấp quản lý xây dựng mục tiêu chất lượng phù hợp với chính sách chất lượng cho từng bộ phận
d)	Chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo để xem xét và quyết định chỉ đạo kịp thời. Đảm bảo Hệ thống được duy trì, hiệu quả và liên tục được cải tiến
e)	Đảm bảo sẵn có các nguồn lực để tiến hành duy trì, cải tiến hệ thống và thoả mãn yêu cầu khách hàng.

5.1 Management commitments
The Company’s Director is committed to develop and implement the Quality Management System and regularly improve the Quality Management System’s validity in the following ways:
a)	Communicate the importance of customer satisfaction as well as conformity with the requirements of the applicable law and regulations to all Company’s members in management reviews, training programs and meetings related to product quality
b)	Establish quality policies
c)	Direct management levels to develop quality objectives in accordance with each department’s quality policies
d)	Act as chairperson of management reviews to consider and direct in a timely manner. Ensure the maintenance, efficiency and constant improvement of the system
e)	Ensure the availability of resources to maintain and improve the system as well as to meet customer requirements.

5.2 	Hướng vào khách hàng:
Giám Đốc cùng các thành viên trong ban lãnh đạo Công ty đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng. Các hoạt động xác định yêu cầu nhằm để nâng cao sự thỏa mãn khách hàng bao gồm: 
-	Các hoạt động nghiên cứu thị trường 
-	Các hoạt động trao đổi thông tin với khách hàng như Đánh giá định kỳ của khách hàng, thăm dò ý kiến khách hàng, …
-	Các hoạt động xúc tiến bán hàng, giải quyết các ý kiến, thắc mắc của khách hàng.
Định hướng khách hàng cũng được xem xét trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo để đảm bảo tính thích hợp trong từng thời kỳ.
Các yêu cầu được chuyển thành các mục tiêu cụ thể trong các quá trình của Công ty. Hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện để đảm bảo các mục tiêu này được đáp ứng, qua đó đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng.
Các yêu cầu của khách hàng được truyền đạt tương ứng ở mọi cấp trong Công ty để mọi người thấu hiểu và thực hiện đầy đủ, qua đó đảm bảo và nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.
5.2 	Customer-oriented:
The Director and other members of the Board of Management shall ensure the identification and fulfilment of customer requirements to enhance customer satisfaction. The identification of such requirements consists of the following activities: 
-	Market research 
-	Communications with customers, such as periodical assessment of customers and customer survey
-	Promotions and customer care.
With a view to ensuring thorough conformity in different periods, customer orientation is considered in management reviews.
Customer requirements shall be transformed into clear objectives through processes. For that reason, the quality management system shall undergo careful planning and implementation to ensure the fulfillment of such objectives as well as customer requirements.
In order to enhance customer satisfaction, customer requirements shall be appropriately communicated throughout the Company to ensure thorough understanding and implementation.  
  
5.3  Chính sách chất lượng:
Giám Đốc Công ty là người đưa ra chính sách chất lượng của Công ty dựa trên sự phù hợp với mục đích, cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống. Cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng. Được truyền đạt và thấu hiểu bởi mọi cấp trong Công ty.
5.3  Quality policies:
The Company’s Director shall establish quality policies to ensure conformity with objectives and commitment to meet the requirements and accommodate regular improvement of the system validity. The quality policies shall lay foundations for the establishment and consideration of quality objectives. Last but not least, the quality policies shall be widely communicated and thoroughly understood throughout the Company. 
5.4  Hoạch định:
5.4.1  Mục tiêu chất lượng
Các mục tiêu chất lượng được xây dựng để cụ thể hoá việc thực hiện chính sách chất lượng và để thực hiện cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng của công ty. 
Giám Đốc Công ty chỉ đạo, phân công việc xây dựng và phê duyệt các mục tiêu chất lượng của Công ty. Các mục tiêu này bao gồm cả những điều liên quan đến việc thoả mãn khách hàng, Hệ thống, các quá trình và các yêu cầu liên quan đến sản phẩm.