Dịch thuật và công chứng bao bì sản phẩm nhập khẩu

Dịch thuật bao bì sản phẩm nhập khẩu là việc chuyển toàn bộ chữ in trên bao bì nước ngoài sang tiếng Việt ngay trên hình ảnh bao bì, giữ nguyên bố cục, vị trí và tỷ lệ cỡ chữ, rồi chứng thực bản dịch để nộp cơ quan chức năng. Dịch Thuật SMS thực hiện trọn gói: bản song ngữ để duyệt, bản dịch dàn trên bao bì, chứng thực, và tặng kèm báo cáo đối chiếu bao bì với Bản tự công bố.

Dịch thuật bao bì sản phẩm nhập khẩu giữ nguyên bố cục – bao bì gốc tiếng Hàn và bản dịch tiếng Việt — Mặt sau bao bì ngũ cốc nhập khẩu từ Hàn Quốc: bản gốc (trái) và bản dịch tiếng Việt giữ nguyên bố cục (phải) do Dịch Thuật SMS thực hiện – mọi dòng chữ đều nằm đúng vị trí để cơ quan chức năng đối chiếu.

Khi nào doanh nghiệp cần dịch thuật bao bì sản phẩm nhập khẩu?

Bao bì là “giấy tờ” đầu tiên mà cơ quan quản lý nhìn vào khi xem xét một sản phẩm nhập khẩu. Trong thực tế làm việc với các nhà nhập khẩu, chúng tôi gặp những mục đích phổ biến sau:

Hồ sơ tự công bố sản phẩm – nộp kèm mẫu nhãn sản phẩm đã dịch sang tiếng Việt.
Thông báo sửa đổi, bổ sung sau tự công bố – khi nhà sản xuất đổi thiết kế bao bì, đổi khối lượng tịnh hoặc cập nhật thông tin dị ứng.
Thiết kế nhãn phụ tiếng Việt – bản dịch đầy đủ là “nguyên liệu” chuẩn để làm nhãn phụ đúng quy định ghi nhãn hàng hóa.
Hồ sơ kiểm tra nhà nước, thông quan, hoặc yêu cầu từ siêu thị, chuỗi phân phối, sàn thương mại điện tử.
Đào tạo nội bộ, bán hàng – đội ngũ kinh doanh cần hiểu chính xác từng thông tin in trên sản phẩm mình phân phối.

Một ví dụ điển hình từ dự án gần đây: một doanh nghiệp nhập khẩu bánh kẹo và ngũ cốc từ Hàn Quốc (thông tin đã ẩn danh) gửi công văn kèm hồ sơ, nêu rõ mục đích như sau:

“Hiện nay công ty chúng tôi đang cập nhật bao bì cho sản phẩm mới do đơn vị chúng tôi nhập khẩu và chịu trách nhiệm về chất lượng tại Việt Nam. Kính đề nghị các cơ quan chức năng hỗ trợ giải quyết hồ sơ để doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo sửa đổi, bổ sung sau tự công bố theo quy định.”

Với mục đích này, bản dịch phải đáp ứng đồng thời ba điều: đúng và đủ từng chữ in trên bao bì, dễ đối chiếu với bản gốc theo từng vị trí, và có giá trị pháp lý nhờ chứng thực. Đó chính là ba trụ cột của dịch vụ này, nằm trong hệ thống dịch thuật công chứng của Dịch Thuật SMS.

“Giữ nguyên bố cục” khác gì dịch thông thường?

Nhiều đơn vị dịch bao bì thành một văn bản Word liệt kê nội dung. Cách này nhanh, nhưng người thẩm định phải tự dò xem câu nào ứng với vị trí nào trên bao bì – rất dễ bị yêu cầu giải trình. Chúng tôi làm theo cách ngược lại: bao bì gốc chính là khuôn mẫu.

Tiêu chí	Dịch dạng văn bản thông thường	Dịch giữ nguyên bố cục tại SMS
Hình thức	Danh sách câu chữ trong file Word	Tiếng Việt đặt đúng vị trí trên ảnh bao bì
Đối chiếu với bản gốc	Phải tự dò từng dòng	Nhìn hai trang cạnh nhau là thấy ngay
Tỷ lệ cỡ chữ	Không thể hiện	Giữ tương đương bản gốc (tên sản phẩm lớn, thành phần nhỏ…)
Bảng dinh dưỡng, con dấu chứng nhận	Thường bị lược hoặc mô tả chung chung	Vẽ lại sạch, dịch cả chữ trong con dấu, vòng tròn, huy hiệu
Rủi ro bị hỏi lại	Cao	Thấp

Quy trình hai bước: duyệt nội dung trước, dàn trang sau

Bao bì là tài liệu nhiều chữ nhỏ, nhiều số liệu và nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Vì vậy chúng tôi tách công việc thành hai bước để bạn kiểm soát nội dung trước khi chúng tôi đầu tư vào phần thiết kế:

Đọc và ghi lại toàn bộ chữ trên bao bì. Biên dịch viên đọc từng dòng trên ảnh phóng to – kể cả chữ trong con dấu HACCP, chữ chạy vòng tròn trên huy hiệu, mã in phun cạnh hạn sử dụng – chứ không phụ thuộc vào phần mềm nhận dạng chữ.
Bản song ngữ hai cột để duyệt. Mỗi mặt bao bì có ảnh thu nhỏ để định vị, bên dưới là bảng hai cột: nguyên bản | bản dịch tiếng Việt, đi theo thứ tự từ trên xuống, từ trái sang phải. Bạn (hoặc nhà sản xuất) duyệt nội dung trên file Word này.
Rà soát độc lập. Một biên dịch viên khác kiểm tra lại từng dòng so với ảnh gốc: số liệu, đơn vị, mã số, thành phần gây dị ứng, tính nhất quán thuật ngữ giữa các sản phẩm.
Dàn bản dịch lên bao bì. Chữ gốc được xóa sạch, tiếng Việt được đặt đúng chỗ, cùng màu sắc và tỷ lệ cỡ chữ; bảng dinh dưỡng được vẽ lại rõ nét hơn cả bản gốc.
Chứng thực và bàn giao bản PDF từng sản phẩm, đặt tên theo đúng tên file gốc để dễ lập hồ sơ.

Những chi tiết nhỏ quyết định bản dịch có “qua” hay không

Qua nhiều dự án, chúng tôi đúc kết một bộ quy tắc mà người làm hồ sơ thường không để ý, nhưng người thẩm định thì có:

Không để sót chữ nước ngoài. Bao bì Hàn Quốc hay Nhật Bản thường có cả câu khẩu hiệu tiếng Anh (ví dụ “FUN & CHEWY CAKE”, “OPEN ▶”, “OTHER” ở ký hiệu tái chế). Tất cả đều được dịch; chỉ giữ lại logo thương hiệu và những từ mượn phổ biến như socola, vitamin, protein.
Đảo trật tự từ cho đúng tiếng Việt. “고소한 아몬드 후레이크” không dịch thành “Thơm bùi hạnh nhân ngũ cốc” mà là “NGŨ CỐC HẠNH NHÂN THƠM BÙI”; tên sản phẩm luôn đi trước, từ mô tả đi sau.
Tên sản phẩm khớp hồ sơ. Tên chính được dịch nhất quán với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong công văn và hồ sơ công bố.
Số liệu viết theo kiểu Việt Nam. “0.5 g” thành “0,5 g”, “2,000 kcal” thành “2.000 kcal” – giá trị giữ nguyên, chỉ đổi dấu phân cách để người đọc Việt không hiểu nhầm.
Đơn vị đo chính xác. μg (microgam) khác mg (miligam) một nghìn lần – một lỗi đọc nhầm trong bảng vitamin là đủ để hồ sơ bị trả về.
Mã in phun được phiên âm, không dịch. Dòng chữ Hàn sau ngày hết hạn thường là tên người vận hành dây chuyền kèm ký hiệu ca sản xuất, phục vụ truy xuất lô hàng – chúng tôi phiên âm Latin thay vì dịch nghĩa.
Ngắt dòng hợp lý. “Số báo cáo / sản phẩm” chứ không “Số báo cáo sản / phẩm”; chữ nhỏ trên nền rối được viền mảnh để luôn đọc rõ.

Quà tặng miễn phí: báo cáo đối chiếu bao bì với Bản tự công bố

Đây là phần nhiều khách hàng đặc biệt đánh giá cao. Khi bạn gửi kèm Bản tự công bố sản phẩm (hoặc hồ sơ công bố trước đó), chúng tôi đối chiếu từng thông tin trên bao bì với hồ sơ và lập một báo cáo nội bộ riêng, hoàn toàn miễn phí, xếp theo mức độ ưu tiên. Bạn biết trước điểm nào có thể bị hỏi lại để xử lý chủ động, thay vì chờ cơ quan chức năng phát hiện.

Một số loại sai lệch thực tế chúng tôi đã phát hiện:

Nội dung	Trên bao bì	Trong Bản tự công bố	Mức độ
Khối lượng tịnh	310 g	Chỉ công bố 300 g, 370 g, 510 g	Cao
Hạn sử dụng	Ngày in thể hiện khoảng 8 tháng	06 tháng kể từ ngày sản xuất	Cao
Tỷ lệ thành phần	Bột socola 4,8%, bột ca cao 2,4%	Bột socola 5,4%, bột ca cao 2%	Cao
Dịch thuật ngữ	혼합삼곡 = hỗn hợp 3 loại ngũ cốc	Dịch nhầm thành “hỗn hợp nhân sâm”	Cần sửa hồ sơ
Cơ sở sản xuất	Địa chỉ nhà máy	Địa chỉ trụ sở chính	Thấp

Báo cáo đối chiếu là tài liệu dùng nội bộ, được giao tách riêng khỏi bản dịch. Bản dịch luôn bám đúng chữ in trên bao bì; còn việc điều chỉnh hồ sơ công bố hay không là quyết định của doanh nghiệp, dựa trên thông tin đầy đủ mà chúng tôi cung cấp.

Công chứng, chứng thực bản dịch bao bì

Để bản dịch có giá trị sử dụng trong hồ sơ hành chính, chúng tôi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan có thẩm quyền (Trung tâm phục vụ hành chính công cấp phường/xã) hoặc công chứng tại văn phòng công chứng, tùy yêu cầu của nơi nhận hồ sơ. Bộ hồ sơ bàn giao gồm bản dịch đã dàn trên bao bì, đóng kèm bản gốc và trang lời chứng. Xem thêm về quy trình và giá trị pháp lý tại trang dịch vụ dịch thuật công chứng.

Ngôn ngữ và loại sản phẩm chúng tôi đảm nhận

Dịch vụ không giới hạn ở thực phẩm hay tiếng Hàn. Chúng tôi xử lý bao bì của mọi nhóm hàng có yêu cầu ghi nhãn tiếng Việt:

Nhóm sản phẩm	Thông tin cần đặc biệt chính xác
Thực phẩm, bánh kẹo, đồ uống	Thành phần và tỷ lệ, chất gây dị ứng, bảng dinh dưỡng, hạn sử dụng
Thực phẩm bảo vệ sức khỏe	Hàm lượng hoạt chất, liều dùng, khuyến cáo
Mỹ phẩm	Danh pháp thành phần, công dụng, cảnh báo
Hóa chất gia dụng	Cảnh báo an toàn, biểu tượng nguy hiểm, hướng dẫn sơ cứu
Đồ chơi, đồ dùng trẻ em, thiết bị	Độ tuổi, cảnh báo, thông số kỹ thuật

Ngôn ngữ nguồn phổ biến: tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Anh, tiếng Thái, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp, tiếng Đức và nhiều ngôn ngữ khác.

Bạn cần chuẩn bị gì?

Ảnh chụp hoặc file thiết kế tất cả các mặt bao bì (mặt trước, mặt sau, mặt bên, đáy), càng rõ nét càng tốt.
Công văn hoặc danh sách tên sản phẩm tiếng Việt doanh nghiệp đã sử dụng (nếu có).
Bản tự công bố hoặc hồ sơ công bố trước đó (nếu muốn nhận báo cáo đối chiếu miễn phí).
Yêu cầu của nơi nhận hồ sơ về hình thức chứng thực, số bộ cần nộp.

Thời gian thực hiện phụ thuộc số lượng sản phẩm và mật độ chữ trên bao bì; chúng tôi báo tiến độ cụ thể ngay khi nhận hồ sơ. Tham khảo bảng giá và cách thức giao dịch để chuẩn bị ngân sách.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ có ảnh chụp bao bì bằng điện thoại thì có dịch được không?

Được. Chúng tôi làm việc trực tiếp trên ảnh chụp; chỉ cần chữ đọc được khi phóng to. Những chỗ bị nếp gấp, lóa sáng che khuất sẽ được đánh dấu để bạn xác nhận, không bao giờ tự đoán. Tuy nhiên, đối với bản dịch cần công chứng, cơ quan công chứng sẽ yêu cầu hình ảnh sao chụp có chất lượng cao, nên tốt nhất bạn hãy gửi bản scan độ nét cao.

Bao bì có nhiều phiên bản tên sản phẩm thì dịch thế nào?

Tên sản phẩm chính bám theo tên doanh nghiệp đã đăng ký; các cách gọi mang tính quảng cáo trên bao bì được dịch sát nghĩa. Với những tên khó chuyển ngữ, chúng tôi trao đổi phương án với bạn trước khi dàn trang.